EAN-Codes (European Article Numbers) sind aus dem heutigen Handel nicht mehr wegzudenken. Die eindeutigen, 13-stelligen Strichcodes werden weltweit eingesetzt, um Produkte zu identifizieren, Warenbestände nachzuverfolgen sowie Verkauf und Logistik zu organisieren. Wer handelt, produziert oder Waren vertreibt, muss sich früher oder später mit dem Kauf von EAN-Codes befassen. In diesem Beitrag erklären wir, was EAN-Codes sind, wo man sie erhält, welche Stolperfallen es gibt und welche Probleme bei wiederverwendeten, bereits vergebenen EAN-Nummern auftreten können.
Was sind EAN-Codes?
EAN-Codes sind standardisierte, 13-stellige Barcodes. Die ersten zwei bis drei Ziffern stehen für einen Ländercode, darauf folgen der Hersteller- beziehungsweise Unternehmenscode, die Produktnummer und eine Prüfziffer zur Kontrolle des Barcodes. Unternehmen können mit EAN-Codes Bestände zuverlässig verwalten, Verkaufsabläufe vereinfachen und Daten entlang der Lieferkette eindeutig austauschen. Kurz: EAN-Codes sind ein zentraler Baustein für reibungslose Handelsprozesse.
Wo kann man EAN-Codes kaufen?
Vor dem Kauf stehen viele Händler vor derselben Frage: Soll ich neue, „offizielle“ und teurere EAN-Nummern bei GS1 beziehen oder lieber günstige, bereits früher vergebene („recycelte“) EAN-Codes kaufen? Welche Folgen kann die preiswertere Variante haben?
Schauen wir uns beide Möglichkeiten genauer an.
Offizielle GS1-EAN-Codes für Ihre Produkte erhalten Sie über die zuständige nationale GS1-Organisation – in unserem slowenischen Beispiel über GS1 Slowenien.
GS1 ist die weltweit tätige Organisation für die Vergabe und Verwaltung standardisierter Artikelnummern. Bei der Registrierung erhalten Sie einen eindeutigen Unternehmensnummernkreis, der Ihrem Unternehmen zugeordnet wird. Anschließend können Sie die einzelnen Nummern offiziell konkreten Artikeln zuweisen; diese Zuordnung lässt sich später überprüfen.
EAN-Codes von nicht autorisierten Wiederverkäufern kaufen
Es klingt verlockend, EAN-Codes bei Drittanbietern deutlich günstiger zu kaufen. Allerdings können solche Nummern in bestimmten Fällen erhebliche Probleme verursachen – müssen es aber nicht. Entscheidend ist, wofür Sie die Codes brauchen. Darauf gehen wir im Folgenden ein.
Diese Nummern sind unter Umständen nicht eindeutig oder nicht unter Ihrem Unternehmen bei GS1 registriert. Dadurch kann ihre Zuordnung in offiziellen Verzeichnissen nicht nachgewiesen werden. Einige Marktplätze, darunter Amazon, verlangen für Produktlistings GS1-verifizierbare Nummern. Bei Codes von Drittanbietern besteht daher das Risiko, dass Listings entfernt oder Verkäuferkonten eingeschränkt werden.
In der Praxis lässt sich ein Artikel bei Amazon zunächst oft auch mit einer formal gültigen, wiederverwendeten EAN-Nummer einstellen. Schwierigkeiten entstehen, wenn Amazon die Nummern später überprüft und feststellt, dass sie Ihrem Unternehmen nicht über GS1 zugeordnet sind. Nach unserer damaligen Erfahrung war das besonders bei „Fulfilment by Amazon“ (FBA), also Lagerung und Versand durch Amazon, ein Thema. Beim Eigenversand wurden EAN-Codes häufig weniger streng geprüft.
Welche Probleme können recycelte EAN-Codes verursachen?
Wiederverwendete EAN-Codes sind Nummern, die ursprünglich einem anderen Produkt zugeteilt wurden und nun erneut eingesetzt werden. Das Hauptproblem: In bestehenden Datenbanken – beispielsweise bei Amazon oder anderen öffentlich zugänglichen Registern – kann die Nummer weiterhin dem ursprünglichen Artikel zugeordnet sein. Das kann zu Verwechslungen im Warenbestand, falschen Produktlistings, Versandfehlern und weiteren logistischen Schwierigkeiten führen.
Darüber hinaus kann die fehlerhafte Verknüpfung mit einem fremden Produkt der Reputation Ihres Unternehmens schaden: Kunden finden Ihren Artikel unter Umständen online nicht oder erhalten widersprüchliche Produktinformationen.
Wenn Sie nur wenige Produkte haben und EAN-Codes überwiegend intern einsetzen – etwa für Lagerverwaltung und das Scannen im eigenen System –, reichen solche Codes unter Umständen vollkommen aus. Sie weisen dann die Nummern selbst den einzelnen Artikeln zu und führen ein internes Verzeichnis. Für einen solchen Einsatzzweck lohnt sich die Ausgabe für offizielle GS1-Nummern möglicherweise nicht, weil Sie diese Anforderungen gar nicht erfüllen müssen.
Recycelte EAN-Codes können Sie beispielsweise unter BarcodeLove bestellen. Bei diesem Anbieter wurden die Nummern nach unserer Erfahrung sofort bereitgestellt und funktionierten: Wir haben solche Codes über Jahre für rund 100 Artikel eingesetzt, die wir nicht über Amazon vermarktet haben.
Extra-Tipp: Geben Sie bei diesem Anbieter den Code AFH021552 ein, um einen zusätzlichen Rabatt zu erhalten.
Wie unterscheiden sich die Kosten offizieller und recycelter EAN-Codes?
Die Preisliste für offizielle GS1-Codes ist etwas komplexer: Der Betrag richtet sich unter anderem nach dem Umsatz Ihres Unternehmens im letzten Geschäftsjahr und nach der benötigten Anzahl von Nummern. Die verfügbaren Mengenstufen sind für kleine Händler nicht immer besonders praktisch.
Beim Beitritt zu GS1 Slowenien fiel nach dem Preisstand vom 17. April 2023 zunächst eine einmalige Aufnahmegebühr von 184,49 € an. Dieser Betrag wurde nur beim ersten Beitritt berechnet.
Danach musste man wählen, ob man eine einzelne EAN-Nummer oder einen Nummernkreis mit 1.000, 10.000 beziehungsweise 100.000 Nummern benötigte. Tatsächlich konnte es daher vorkommen, dass man selbst für nur fünf Produkte einen Nummernkreis von 1.000 EAN-Nummern reservieren musste. Die Preisunterschiede zwischen den Stufen waren zum Glück nicht durchgehend groß.
Auf der offiziellen GS1-Website konnte man anhand des Jahresumsatzes die passende Umsatzklasse ermitteln und anschließend die Kosten für die gewünschte Anzahl an EAN-Nummern ablesen. Kleinere Unternehmen, die nur wenige Codes benötigten, mussten zum damaligen Preisstand mit etwa 123 bis 300 € jährlich rechnen.
Der Kauf recycelter EAN-Codes ist dagegen in der Regel einfacher und schneller. Auf BarcodeLove wählen Sie die gewünschte Stückzahl – auch kleine Pakete mit beispielsweise 5, 10, 25, 50 oder 100 Nummern –, bezahlen und erhalten die Codes zur eigenständigen Zuordnung zu Ihren Artikeln. Zum Zeitpunkt des ursprünglichen Preisvergleichs kosteten 100 EAN-Codes ungefähr 40 € einmalig. Der Unterschied zu den jährlich anfallenden GS1-Kosten war damit erheblich. Mit dem Rabattcode AFH021552 ließ sich dieser Betrag nochmals reduzieren. Aktuelle Preise sollten Sie direkt beim Anbieter prüfen.
Wofür benötigt Ihr Unternehmen EAN-Codes?
Es gibt mehrere Gründe, warum EAN-Codes für Ihr Unternehmen sinnvoll oder notwendig sein können:
- Warenbestandsverwaltung: Mit EAN-Nummern verfolgen Sie Bestände und erkennen, wann Artikel nachbestellt oder schwach laufende Produkte aus dem Sortiment genommen werden sollten.
- Verkaufsprozess: Kassenpersonal kann Produkte direkt am Point of Sale einscannen. Das beschleunigt den Verkauf und reduziert das Risiko manueller Erfassungsfehler.
- Effiziente Lieferkette: Die standardisierten Nummern erleichtern den verlässlichen Datenaustausch zwischen Lieferanten, Lagern, Transportpartnern und Händlern sowie die Abstimmung von Warenbewegungen.
- Onlineverkauf: Marktplätze wie Amazon oder eBay verlangen je nach Produktkategorie gültige Produktkennungen. EAN-Codes helfen dabei, Artikel eindeutig zu erfassen und für Kunden auffindbar zu machen.
Fazit
EAN-Codes sind für den internationalen Handel wichtig, weil sie Produkte einheitlich identifizierbar und nachverfolgbar machen. Beim Kauf hören Sie häufig, dass ausschließlich Nummern von GS1 in Frage kommen, um Konflikte mit Drittanbietern und recycelten Codes zu vermeiden. Tatsächlich hängt die richtige Entscheidung stark von Ihrem Einsatzzweck ab.
Wollen Sie über Händler, stationäre Vertriebspartner oder Online-Marktplätze wie Amazon verkaufen, kann es sich lohnen, in offizielle GS1-Nummern zu investieren. So vermeiden Sie viele der zuvor beschriebenen Risiken bei der externen Produktzuordnung.
Viele Onlinehändler benötigen EAN-Codes dagegen nur für die interne Logistik: um Ware schneller einzubuchen, Artikel beim Versand zu scannen oder Reklamationen eindeutig zuzuordnen. Für diesen rein internen Zweck können recycelte Nummern ausreichen, sofern ihre Verwendung keine Anforderungen von Handelspartnern verletzt.
Damir Vidan
CEO OnlySales.si