I codici EAN (European Article Number) sono una componente essenziale del commercio moderno. Questi codici a barre univoci, composti da 13 cifre, sono utilizzati in tutto il mondo per identificare i prodotti, gestire le scorte, vendere e organizzare la logistica. Se sei un commerciante, un produttore o un distributore, prima o poi potresti dover acquistare codici EAN. In questo articolo vediamo che cosa sono, dove acquistarli, quali errori evitare e quali problemi possono sorgere con i codici EAN riciclati, cioè già utilizzati in precedenza.
Che cosa sono i codici EAN?
I codici EAN sono codici a barre standardizzati formati da 13 cifre. Le prime due o tre cifre indicano un prefisso GS1, seguono il codice che identifica l'azienda, quello del prodotto e una cifra di controllo per verificare la correttezza del numero. I codici EAN aiutano le imprese a gestire le scorte con efficienza, rendono più rapide le operazioni di vendita e permettono uno scambio accurato di informazioni tra i partner della filiera. In breve, sono fondamentali per il buon funzionamento del commercio.
Dove acquistare i codici EAN?
Prima di comprare i codici EAN, molti commercianti si pongono la stessa domanda: conviene acquistare codici EAN nuovi, «ufficiali» e più costosi da GS1 oppure scegliere codici EAN «riciclati» ed economici? Che cosa può succedere se scelgo l'opzione meno cara?
Esaminiamo entrambe le possibilità più da vicino.
Se vuoi ottenere codici EAN ufficiali GS1 per i tuoi prodotti, devi rivolgerti all'organizzazione GS1 del tuo Paese; nel nostro caso si tratta di GS1 Slovenia.
GS1 è l'organizzazione che gestisce l'attribuzione e l'amministrazione degli identificativi dei prodotti a livello mondiale. Quando ti registri presso GS1, ti viene assegnato un prefisso aziendale univoco che garantisce l'associazione dei codici EAN alla tua impresa. Inoltre puoi associare ufficialmente ogni singolo codice a un articolo specifico, con una registrazione verificabile anche in seguito.
Acquisto di codici EAN da rivenditori non autorizzati
Acquistare codici EAN a un prezzo inferiore da venditori terzi può essere allettante. È però importante sapere che, in determinate circostanze, possono causare diversi problemi. In altri casi possono funzionare senza difficoltà: dipende dallo scopo per cui ti servono, come vedremo più avanti.
Questi codici potrebbero non essere univoci oppure non risultare registrati presso GS1 e quindi non essere verificabili nei database pubblici. Alcuni marketplace, tra cui Amazon, richiedono codici EAN verificati tramite GS1 per pubblicare i prodotti. L'uso di codici acquistati da terzi può pertanto comportare la rimozione delle inserzioni e perfino il blocco dell'account.
Nella pratica, è possibile pubblicare su Amazon un prodotto utilizzando qualsiasi codice EAN formalmente valido, anche riciclato. I problemi iniziano quando, per qualche motivo, Amazon controlla i numeri EAN e scopre che non risultano verificati presso GS1. Secondo la nostra esperienza, ciò si verifica soprattutto quando si utilizza Amazon FBA, cioè quando Amazon immagazzina e spedisce i prodotti. Se invece gestisci autonomamente le spedizioni, normalmente viene accettato qualsiasi codice EAN e, salvo complicazioni particolari, difficilmente ne verrà verificata la registrazione.
Il problema dei codici EAN riciclati
I codici EAN riciclati sono numeri precedentemente assegnati a un altro prodotto e successivamente riutilizzati. Il problema principale è che possono creare confusione e imprecisioni nella gestione delle scorte: in alcuni database, per esempio su Amazon o negli archivi pubblici, il codice potrebbe essere ancora associato al prodotto originale. Questo può provocare schede prodotto errate, errori di spedizione e altri problemi logistici.
L'utilizzo di codici EAN riciclati può inoltre danneggiare la reputazione della tua azienda, perché i clienti potrebbero non riuscire a trovare online i tuoi prodotti a causa di un'associazione errata con altri articoli.
Se hai pochi prodotti e ti servono codici EAN soprattutto per uso interno, per gestire le scorte o scansionare gli articoli con il tuo gestionale, i codici riciclati saranno quasi certamente sufficienti. Sarai infatti tu ad assegnare internamente un codice a ogni prodotto e a mantenere la corrispondenza. In questa situazione può davvero non avere senso spendere per codici EAN ufficiali, perché NON ne hai bisogno.
Puoi ordinare codici EAN riciclati, per esempio, da https://barcodelove.eu/us/product/100?discount=AFH021552. Abbiamo verificato che vengono consegnati immediatamente e che funzionano: li utilizziamo noi stessi da anni per circa 100 prodotti che non vendiamo su Amazon.
Un regalo: per ottenere un ulteriore sconto su questo sito, inserisci il codice AFH021552.
Qual è la differenza di prezzo tra codici EAN ufficiali e riciclati?
Il listino ufficiale dei codici EAN GS1, consultabile a questo link, è un po' più complesso: il prezzo dipende dal fatturato dell'impresa nell'ultimo esercizio e dal numero di codici EAN necessari, con fasce di quantità non sempre pratiche.
Al momento dell'adesione a GS1 Slovenia si paga innanzitutto una quota iniziale di iscrizione pari a 184,49 € (importo rilevato il 17 aprile 2023). La quota di ingresso si paga una sola volta.
Successivamente bisogna scegliere se acquistare 1, 1.000, 10.000 oppure 100.000 numeri EAN. Sì, hai capito bene: anche se ti servono soltanto cinque codici, potresti dover prenotare un pacchetto da 1.000. Fortunatamente la differenza di prezzo non è così elevata.
Sul sito ufficiale GS1 puoi verificare la fascia di fatturato della tua impresa e calcolare il costo effettivo in base al numero di codici richiesti. Secondo il listino citato, una piccola impresa che necessita di pochi codici poteva prevedere una spesa di circa 123–300 € all'anno.
Come probabilmente immagini, acquistare codici EAN riciclati è più semplice e veloce. Sul sito https://barcodelove.eu/us/product/100?discount=AFH021552 scegli semplicemente quanti codici ti servono: sono disponibili anche pacchetti da 5, 10, 25, 50 o 100 numeri. Effettui il pagamento, ricevi i codici e li assegni autonomamente ai prodotti. Il prezzo indicato per 100 codici era di circa 40 €, una spesa una tantum e dunque notevolmente più bassa. Utilizzando il codice AFH021552 ottieni un ulteriore sconto.
Perché hai bisogno dei codici EAN
Ci sono diversi motivi per cui la tua impresa potrebbe aver bisogno dei codici EAN:
- Gestione delle scorte: i codici EAN ti permettono di monitorare le giacenze e di capire quando è il momento di riordinare un articolo oppure eliminare dall'assortimento i prodotti che vendono poco.
- Vendita: i codici EAN semplificano le operazioni alla cassa, consentendo di scansionare rapidamente gli articoli e riducendo il rischio di errori umani.
- Efficienza della filiera: i codici EAN facilitano la comunicazione tra i partner della supply chain, permettendo alle aziende di condividere dati accurati e coordinare le spedizioni.
- Vendita online: molti marketplace, tra cui Amazon ed eBay, richiedono codici EAN per pubblicare i prodotti. Questi codici aiutano gli acquirenti a individuare e acquistare gli articoli online.
Conclusioni
I codici EAN svolgono un ruolo fondamentale nel commercio mondiale, perché offrono un sistema standardizzato per identificare e tracciare i prodotti. Quando li acquisti, molti ti diranno che è indispensabile scegliere una fonte affidabile come GS1 per evitare problemi con i rivenditori terzi e con i codici riciclati. Nella realtà, però, la scelta dipende soprattutto dall'uso che intendi farne.
Se prevedi di vendere anche tramite altre aziende, negozi fisici o marketplace come Amazon, probabilmente vale la pena investire qualcosa in più nei codici GS1 ufficiali, evitando così i problemi descritti sopra.
Molti commercianti online utilizzano però i codici EAN esclusivamente per la logistica interna e la tracciabilità: ricevere le scorte, preparare le spedizioni più rapidamente oppure gestire i resi e i reclami. In questi casi possono essere sufficienti anche i codici riciclati, perché servono soltanto a organizzare meglio le operazioni della tua azienda.
Damir Vidan, CEO di OnlySales.si