EAN kodovi (European Article Numbers) važan su dio suvremene trgovine. Ovi jedinstveni 13-znamenkasti crtični kodovi diljem svijeta služe za identifikaciju proizvoda, praćenje zaliha, prodaju i logistiku. Ako ste trgovac, proizvođač ili distributer, vjerojatno ćete prije ili poslije trebati nabaviti EAN kodove. U ovom članku objašnjavamo što su EAN kodovi, gdje ih kupiti, koje zamke treba izbjeći i kakvi se problemi mogu pojaviti s recikliranim (već korištenim) EAN kodovima.
Što su EAN kodovi?
EAN kodovi standardizirani su crtični kodovi koji se sastoje od 13 znamenki. Prve dvije ili tri znamenke označavaju GS1 prefiks, a slijede oznaka proizvođača, oznaka proizvoda i kontrolna znamenka koja služi provjeri ispravnosti koda. EAN kodovi omogućuju tvrtkama učinkovito upravljanje zalihama, pojednostavljuju prodajni proces i osiguravaju točnu razmjenu podataka među partnerima u opskrbnom lancu. Ukratko, EAN kodovi važni su za nesmetano funkcioniranje trgovine.
Gdje kupiti EAN kodove?
Prije kupnje EAN kodova većina trgovaca postavlja si isto pitanje: trebam li nabaviti nove, „službene” i skuplje EAN kodove od GS1 organizacije ili se radije odlučiti za povoljne „reciklirane” kodove? Kakve bi posljedice mogao imati jeftiniji izbor?
Pogledajmo podrobnije obje mogućnosti.
Ako za svoje proizvode želite službene GS1 EAN kodove, nabavljate ih od nacionalne GS1 organizacije, u našem slovenskom primjeru od GS1 Slovenija.
GS1 je organizacija odgovorna za dodjelu i upravljanje identifikacijskim kodovima proizvoda na svjetskoj razini. Kada se registrirate u sustavu GS1, dobivate jedinstveni prefiks tvrtke koji omogućuje povezivanje EAN kodova s vašom tvrtkom. Svaki pojedini kod također službeno povezujete s određenim artiklom, a tu je povezanost moguće provjeriti i kasnije.
Kupnja EAN kodova od neovlaštenih prodavača
Premda je primamljivo kupiti EAN kodove po nižoj cijeni od trećih prodavača, treba znati da oni u nekim slučajevima mogu prouzročiti brojne probleme. U drugim slučajevima problema uopće ne mora biti: sve ovisi o tome za što su vam kodovi potrebni, o čemu više pišemo u nastavku.
Takvi kodovi možda nisu jedinstveni ili nisu registrirani u sustavu GS1 pa ih nije moguće provjeriti u javnim bazama podataka. Neka internetska tržišta, poput Amazona, za objavu proizvoda traže EAN kodove koji se mogu provjeriti u sustavu GS1. Zbog toga uporaba kodova kupljenih od trećih prodavača može dovesti do uklanjanja oglasa odnosno ponuda i blokade korisničkih računa.
U praksi proizvod na Amazonu često možete objaviti s bilo kojim valjanim EAN kodom, uključujući i reciklirani. Poteškoće nastaju ako Amazon iz nekog razloga počne provjeravati vaše EAN brojeve te utvrdi da nisu potvrđeni u sustavu GS1. Prema našem iskustvu to se uglavnom događalo kada se koristi Amazon FBA, odnosno kada Amazon skladišti i otprema proizvode. Ako ih otpremate sami, u pravilu se prihvaćaju različiti valjani EAN kodovi i najčešće se ne provjeravaju, osim ako dođe do većih komplikacija.
Problem recikliranih EAN kodova
Reciklirani EAN kodovi brojevi su koji su prethodno bili dodijeljeni nekom drugom proizvodu, a zatim se ponovno koriste. Glavni je rizik to što mogu izazvati zabunu i netočnosti u upravljanju zalihama: kod u pojedinim bazama podataka, primjerice na Amazonu ili u javnim registrima, još može biti povezan s prvotnim proizvodom. To može dovesti do pogrešnih podataka u ponudi proizvoda, pogrešaka pri slanju i drugih logističkih problema.
Osim toga, uporaba recikliranih kodova može narušiti ugled vaše tvrtke ako kupci zbog pogrešne povezanosti koda s drugim artiklom ne mogu pronaći vaše proizvode na internetu.
Ako imate mali broj proizvoda i EAN kodovi vam uglavnom trebaju za internu uporabu, primjerice za evidenciju zaliha ili skeniranje proizvoda u vlastitom sustavu, takvi će vam kodovi gotovo sigurno biti dovoljni. Sami ih dodjeljujete pojedinim artiklima i vodite evidenciju o tome koji kod pripada kojem proizvodu. U tom slučaju vjerojatno nema smisla trošiti novac na službene GS1 kodove jer vam oni za tu svrhu NISU potrebni.
Reciklirane EAN kodove možete, primjerice, naručiti na stranici https://barcodelove.eu/us/product/100?discount=AFH021552. Kodove dobivate odmah i, prema našem iskustvu, provjereno funkcioniraju. I sami ih godinama koristimo za približno 100 proizvoda koje ne oglašavamo na Amazonu.
Poklon: za dodatni popust na toj stranici upišite kod AFH021552.
Koja je razlika u cijeni između službenih i recikliranih EAN kodova?
Cjenik službenih GS1 EAN kodova, koji možete pronaći ovdje (kliknite), pomalo je složen: cijena ovisi o prometu vaše tvrtke u prethodnom obračunskom razdoblju i broju potrebnih EAN kodova, a ponuđeni su razredi prilično nepraktični.
Pri učlanjenju u GS1 Slovenija najprije se plaća upisnina u iznosu od 184,49 EUR (podatak vrijedi na dan 17. 4. 2023.). Taj se iznos naplaćuje samo prvi put.
Zatim birate treba li vam 1 EAN broj, 1.000, 10.000 ili 100.000 brojeva. Da, upravo tako: čak i ako vam treba samo pet kodova, morate rezervirati paket od 1.000 kodova. Srećom, razlika u cijeni nije toliko velika.
Na njihovoj službenoj internetskoj stranici možete provjeriti u koji prihodovni razred spada vaša tvrtka i izračunati stvarni godišnji trošak za odabrani broj EAN kodova. Manje tvrtke kojima treba samo nekoliko kodova prema navedenom cjeniku mogu očekivati iznos između 123 i 300 EUR godišnje.
Kao što vjerojatno očekujete, kupnja recikliranih EAN kodova jednostavnija je i brža. Na stranici https://barcodelove.eu/us/product/100?discount=AFH021552 samo odaberete koliko vam kodova treba (dostupni su i manji paketi od 5, 10, 25, 50 ili 100 kodova), platite ih, preuzmete i sami dodijelite svojim proizvodima. Cijena 100 EAN kodova u izvornom primjeru bila je oko 40 EUR, i to jednokratno, pa je ukupni trošak znatno manji. Uz kod AFH021552 konačan iznos može biti još niži.
Zašto su vam potrebni EAN kodovi?
Postoji više razloga zbog kojih će vašoj tvrtki možda trebati EAN kodovi:
- Upravljanje zalihama: EAN kodovi olakšavaju praćenje količina na zalihi kako biste znali kada treba ponovno naručiti proizvode, a kada prestati nabavljati artikle koji se slabo prodaju.
- Prodajni proces: EAN kodovi pojednostavljuju prodaju jer blagajnicima omogućuju brzo skeniranje proizvoda na prodajnom mjestu, čime se smanjuje mogućnost ljudske pogreške.
- Učinkovitost opskrbnog lanca: EAN kodovi omogućuju neometanu komunikaciju među poslovnim partnerima u opskrbnom lancu, točnu razmjenu podataka i usklađivanje pošiljaka.
- Internetska prodaja: brojna internetska tržišta, poput Amazona i eBaya, traže EAN kodove za objavu proizvoda. Kodovi pomažu da kupci mogu jednostavnije pronaći i kupiti vaše proizvode na internetu.
Zaključak
EAN kodovi imaju važnu ulogu u svjetskoj trgovini jer omogućuju standardiziranu identifikaciju i praćenje proizvoda. Pri kupnji će vas mnogi uvjeravati da je ključno nabavljati isključivo kodove iz pouzdanog izvora poput GS1, kako biste izbjegli moguće probleme s trećim prodavačima i recikliranim kodovima. U stvarnosti je presudno za što su vam kodovi potrebni.
Ako ih namjeravate koristiti i za prodaju preko drugih tvrtki, fizičkih trgovina ili internetskih tržišta, primjerice Amazona, vjerojatno se isplati platiti više za službene GS1 kodove i tako izbjeći opisane komplikacije.
Mnogi internetski trgovci EAN kodove zapravo koriste samo za vlastitu logistiku i sljedivost: lakše zaprimanje robe, bržu otpremu artikala ili obradu reklamacija. U tim slučajevima mogu biti dovoljni i reciklirani EAN kodovi jer služe isključivo internim potrebama i boljoj organizaciji poslovanja.
Damir Vidan CEO, OnlySales.si