Los códigos EAN (European Article Numbers) son una pieza esencial del comercio moderno. Estos códigos de barras únicos de 13 dígitos se utilizan en todo el mundo para identificar productos, controlar existencias, vender y organizar la logística. Si eres comerciante, fabricante o distribuidor, probablemente antes o después necesitarás adquirir códigos EAN. En este artículo explicamos qué son, dónde puedes comprarlos, qué riesgos debes conocer y qué problemas pueden plantear los códigos EAN «reciclados», es decir, utilizados anteriormente.
¿Qué son los códigos EAN?
Los EAN son códigos de barras estandarizados de 13 cifras. Sus primeros dos o tres dígitos corresponden a un prefijo numérico, seguidos de los identificadores de la empresa y del producto y de un dígito de control que verifica la validez del número. Estos códigos permiten gestionar el inventario con eficacia, agilizar las ventas e intercambiar información precisa entre los distintos participantes de la cadena de suministro. En definitiva, resultan fundamentales para el funcionamiento del comercio actual.
¿Dónde comprar códigos EAN?
Antes de comprarlos, muchos comerciantes se hacen la misma pregunta: ¿conviene pagar más por códigos EAN nuevos y «oficiales» de GS1, o elegir los códigos «reciclados», mucho más baratos? ¿Qué consecuencias puede tener la opción económica?
Veamos ambas alternativas con más detalle.
Si deseas obtener códigos EAN oficiales de GS1 para tus productos, debes acudir a la organización GS1 de tu país. En nuestro caso, en Eslovenia, es GS1 Eslovenia.
GS1 es la organización encargada de asignar y gestionar los identificadores de productos a escala internacional. Al registrarte, te asigna un prefijo de empresa único, de modo que tus números quedan vinculados oficialmente a ella. También podrás asociar cada código a un artículo concreto, y esa asociación podrá verificarse posteriormente.
Comprar códigos EAN a distribuidores no autorizados
Aunque resulte tentador adquirir códigos EAN más económicos a vendedores externos, debes saber que en determinados casos pueden ocasionar numerosos problemas. En otros casos, quizá no causen ninguno: todo depende de para qué los necesites, como veremos más adelante.
Es posible que esos códigos no sean únicos o que no estén registrados en GS1, por lo que no se podrán comprobar en sus bases de datos públicas. Algunos marketplaces, como Amazon, exigen códigos verificables en GS1 para publicar determinados productos. Por eso, utilizar números comprados a terceros puede terminar en la retirada de fichas de producto o incluso en restricciones de la cuenta.
En la práctica, a menudo podrás publicar un producto en Amazon con cualquier EAN formalmente válido, incluso uno reciclado. El problema aparece cuando, por cualquier motivo, Amazon decide comprobar los números y descubre que no están verificados en GS1. Según nuestra experiencia, esto ocurría sobre todo al utilizar Amazon FBA, el servicio con el que Amazon almacena y envía tus productos. Cuando el vendedor realiza sus propios envíos, normalmente se admitían códigos EAN válidos de cualquier procedencia y no se revisaban salvo que surgiera alguna complicación importante.
¿Qué problema presentan los códigos EAN reciclados?
Los EAN reciclados son números que anteriormente identificaban otro producto y ahora vuelven a utilizarse. Su principal inconveniente es que pueden provocar confusiones y errores en el inventario: en determinados registros, como las bases de Amazon u otros sistemas públicos, el código puede seguir asociado al artículo original. Esto puede generar fichas incorrectas, errores de expedición y otras incidencias logísticas.
Además, emplear códigos reciclados puede perjudicar la reputación de tu empresa si los compradores no encuentran tus artículos en internet porque el número aparece vinculado a un producto distinto.
Si tienes pocos artículos y necesitas los EAN principalmente para uso interno —inventario o escaneo dentro de tu propio sistema—, probablemente estos códigos sean suficientes. Tú mismo asignarás cada número a un producto y llevarás un registro de esa correspondencia. En ese caso, quizá no tenga sentido gastar dinero en identificadores oficiales porque, para esa finalidad, NO los necesitas.
Por ejemplo, puedes comprar códigos EAN reciclados en https://barcodelove.eu/us/product/100?discount=AFH021552. Los recibes de inmediato y, según nuestra experiencia, funcionan: nosotros mismos los llevamos años utilizando para aproximadamente 100 artículos que no vendemos a través de Amazon.
Un regalo: para obtener un descuento adicional en esa web, introduce el código AFH021552.
¿Cuál es la diferencia de precio entre códigos EAN oficiales y reciclados?
El tarifario oficial de GS1, que puedes consultar aquí, es algo más complejo: el precio depende tanto de la facturación de tu empresa en el ejercicio anterior como de la cantidad de números EAN que necesitas, con unos tramos que no siempre resultan prácticos.
Al inscribirte en GS1 Eslovenia tenías que pagar inicialmente una cuota de alta de 184,49 € (importe indicado a fecha de 17 de abril de 2023). Esa cuota se cobraba una sola vez.
Después debías elegir si necesitabas 1, 1.000, 10.000 o 100.000 números EAN. Sí, aunque necesitaras solo cinco números, tenías que reservar un bloque de 1.000; por suerte, la diferencia de precio no era tan elevada.
En su web oficial puedes comprobar el tramo de facturación de tu empresa y calcular el coste correspondiente a la cantidad de códigos elegida. Como referencia histórica, para una pequeña empresa que necesitara pocos EAN, el importe rondaba entre 123 y 300 € al año.
Como seguramente imaginas, adquirir códigos reciclados es mucho más sencillo y rápido. En https://barcodelove.eu/us/product/100?discount=AFH021552 eliges la cantidad que necesitas —por ejemplo, paquetes de 5, 10, 25, 50 o 100 EAN—, pagas, recibes los números y los asignas tú mismo a los artículos. Como referencia en el momento de redactar el texto, 100 EAN costaban unos 40 € en un único pago, una diferencia considerable respecto a la cuota anual. Con el código AFH021552 el total se reduce un poco más.
¿Por qué necesita tu empresa códigos EAN?
Hay varios motivos por los que puedes necesitar códigos EAN en tu actividad:
- Gestión del inventario: los EAN permiten controlar las existencias y saber cuándo reponer un producto o cuándo retirar aquellos que no se venden bien.
- Proceso de venta: los códigos agilizan el cobro en el punto de venta porque permiten escanear rápidamente cada artículo, reduciendo la posibilidad de errores humanos.
- Eficiencia de la cadena de suministro: facilitan la comunicación entre los socios logísticos y comerciales, el intercambio preciso de información y la coordinación de los envíos.
- Venta online: muchos marketplaces, como Amazon y eBay, solicitan identificadores EAN para publicar artículos. Estos números ayudan a los compradores a encontrar e identificar correctamente tus productos en internet.
Conclusión
Los códigos EAN cumplen una función fundamental en el comercio internacional al proporcionar una forma estandarizada de identificar y seguir los productos. Al comprarlos, muchas personas te dirán que necesariamente debes acudir a una fuente oficial como GS1 para evitar problemas con distribuidores externos y números reciclados. En realidad, la elección depende por completo de para qué los necesitas.
Si quieres vender mediante otras empresas, distribuidores, comercios físicos o marketplaces como Amazon, probablemente compense pagar algo más por identificadores oficiales de GS1 y evitar las complicaciones descritas.
Sin embargo, muchos comercios electrónicos utilizan los EAN exclusivamente para su propia logística y trazabilidad: recibir mercancía, preparar pedidos con rapidez o gestionar devoluciones y reclamaciones. Para ese uso interno, los códigos reciclados pueden ser suficientes y ayudarte a organizarte mejor.
Damir Vidan, CEO de OnlySales.si