Ein Verpackungstrick, den Paketdienste selten erwähnen.

Heute sprechen wir über ein Thema, das für viele Onlinehändler noch immer ein Tabu ist. Zahlreiche Händler kennen diese Versandmöglichkeit nicht – und manche Paketdienste haben wenig Interesse daran, dass sich das ändert.

Big Box – haben Sie diesen Begriff schon gehört?

„Big Box“ ist eine vollkommen legale, vergleichsweise einfache und ausgesprochen kostengünstige Methode, um die Versandkosten für Pakete ins Ausland zu optimieren.

Wo liegt also der Haken?

Das Grundproblem: Paketdienste verdienen an dieser Versandart häufig weniger als an Kunden, die jedes internationale Paket einzeln aufgeben. Viele der Schwierigkeiten, die Händler bei der Umsetzung erleben, hängen genau damit zusammen.

Was bedeutet „Big Box“?

Big Box ist schlicht die Bezeichnung für ein großes Versandpaket, das mit vielen kleineren, bereits fertig verpackten Endkundensendungen gefüllt wird. Indem man diese Sendungen gemeinsam in ein bestimmtes Zielland transportiert, lassen sich die Kosten für den internationalen Versand zum Teil erheblich senken.

Für wen lohnt sich der Versand mit Big Boxes?

Davon können zahlreiche Händler profitieren, die regelmäßig viele Pakete in ein bestimmtes anderes Land verschicken. Ob sich der Aufwand wirklich lohnt, hängt jedoch von den bereits verhandelten Versandtarifen, der täglichen Paketmenge, Gewicht und Abmessungen der Sendungen sowie weiteren Faktoren ab. Besonders geeignet ist das Verfahren für Händler mit vielen kleinen und leichten Paketen für ein und dasselbe Zielland. Im Folgenden erklären wir das Prinzip und rechnen ein einfaches Beispiel durch.

Big Box

Warum überhaupt mit einer Big Box versenden?

In Slowenien wurde diese Versandart besonders populär, als immer mehr einheimische Onlineshops auf anderen EU-Märkten antraten. Gegenüber lokalen Händlern hatten sie häufig einen erheblichen Kostennachteil: Der Versand eines Pakets aus Slowenien in ein anderes Land kostete selbst bei kleinen Sendungen oftmals 6–7 €, gelegentlich auch mehr als 10 €, abhängig von Zielort und Paketart.

Wie kann eine Big Box die hohen internationalen Versandkosten senken?

Die Preise für einen Inlandsversand und eine grenzüberschreitende Sendung zwischen zwei EU-Staaten unterscheiden sich mitunter um den Faktor drei oder vier. Ein Paket, das innerhalb Sloweniens etwa 2–4 € kostet, kann beim Versand in einen anderen EU-Staat für dieselbe Größe und dasselbe Gewicht 6–12 € kosten.

Eine Big Box ist nichts anderes als ein möglichst großes Paket – idealerweise mit dem maximalen Volumen, das der beauftragte Paketdienst zulässt. Darin werden viele kleine Pakete gesammelt und gegen einen einzigen internationalen Transportpreis ins Zielland gebracht. Ein dortiger lokaler Paketdienst öffnet die Big Box im Depot und übernimmt anschließend die Zustellung der einzelnen kleinen Pakete an die Endkunden.

Die kleinen Endkundensendungen können Sie schon vor dem Verpacken mit lokalen Versandetiketten des Ziellands versehen. Für die letzte Meile zahlen Sie dann die lokalen Tarife. Zusätzlich fallen nur die Kosten für den Transport und die Verpackung der großen Sammelsendung an. In unserem damaligen Beispiel kostete diese Sammelsendung gewöhnlich etwa 10–15 € und konnte ungefähr 30 kg an kleineren Paketen aufnehmen – vorausgesetzt, deren Volumen ließ das zu.

Der Ablauf in drei Schritten:

1. Sie verpacken die Bestellungen Ihrer ausländischen Kunden und versehen die einzelnen Sendungen mit lokalen Etiketten, beispielsweise nach Abschluss eines Vertrags mit DPD Polen. Dadurch erhalten Sie für die Endzustellung einen polnischen Inlandstarif.
2. Alle kleinen Tagespakete für Polen werden in einer einzigen Big Box gesammelt, die Sie als ein internationales Paket versenden.
3. Die Big Box geht von Ihrem Lager in Slowenien an ein Depot von DPD Polen. Dort wird sie geöffnet und die bereits etikettierten kleinen Pakete werden an die einzelnen Endkunden zugestellt.

Lohnt sich eine Big Box für meinen Onlineshop?

Die Rechnung ist grundsätzlich einfach. Jeder Händler muss sie jedoch für seine eigenen Bedingungen erstellen: bestehende Versandangebote, Anzahl der Tagespakete, Größe und Gewicht der Pakete und Lagerstandort unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.

Dazu benötigen Sie fünf Informationen:

1. Die durchschnittliche Anzahl der Endkundenpakete, die Sie täglich in das betreffende Zielland versenden.
2. Ihren bisherigen durchschnittlichen Versandpreis pro Paket.
3. Wie viele kleine Pakete nach Größe und Gewicht in eine Big Box passen. Fragen Sie Ihren Versanddienstleister nach den höchstzulässigen Abmessungen und dem Gewicht einer internationalen Paketsendung.
4. Die gesamten Kosten einer Big Box, also den Preis für den großen Karton und den internationalen Transport.
5. Die Inlandstarife, die Ihnen ein Paketdienst im Zielland für die einzelnen Endkundensendungen anbieten kann.

Mit diesen Daten lässt sich der Break-even-Punkt berechnen: Ab welcher täglichen Paketmenge ist es günstiger, mit einer Big Box zu versenden, statt jedes Paket einzeln international aufzugeben?

Ein konkretes Rechenbeispiel

• Wir versenden täglich ungefähr 20 Pakete nach Polen.
• Unser bisheriger slowenischer Paketdienst berechnet 6 € pro Paket, also durchschnittlich 120 € am Tag.
• In eine Big Box passen etwa 50 Pakete; Größe und Gewicht stellen in diesem Fall kein Problem dar.
• Der Transport einer Big Box nach Polen kostet 15 €, der große Karton weitere 3 €.
• Beim polnischen lokalen Zusteller haben wir einen Preis von 3 € je Paket ausgehandelt.

Beim bisherigen Versandverfahren zahlen wir somit für 20 Pakete täglich 20 × 6 € = 120 €.

Bei der Big Box zahlen wir dagegen 20 × 3 € für die lokalen Endkundensendungen, dazu 15 € für die Big Box und 3 € für den Karton. Insgesamt also 78 €.

Schon bei 20 Paketen sparen wir 42 € pro Tag – beziehungsweise im Beispiel 1.260 € im Monat. Ob sich die zusätzliche Arbeit dafür lohnt, muss jeder Betrieb für sich selbst entscheiden.

Denken Sie auch daran, dass sich das Versandvolumen verändern kann. Steigt die Menge auf 30, 40 oder sogar 50 Pakete täglich, wird die Einsparung bei sonst gleichen Bedingungen noch größer. Bei weniger Paketen kann sich die Rechnung entsprechend verschlechtern.

Das klingt zu kompliziert. Wie sollen wir damit anfangen?

Verständlich – nicht jedes Unternehmen muss alles selbst beherrschen. Gerade diese Art von „kreativer Logistik“ kann man Spezialisten überlassen, beispielsweise Fulfillment-Centern wie Warehouse.si. Wenn Sie Ihre Versandkosten optimieren möchten, können Sie unverbindlich Kontakt aufnehmen. Gemeinsam lässt sich prüfen, ob sich günstigere Auslandsversandtarife oder ein anderes Versandmodell organisieren lassen.

Bei solchen Gesprächen stellt sich oft heraus, dass ein Händler bereits durch den Wechsel des Paketdienstes viel Geld einsparen kann. Darüber haben wir in einem weiteren Beitrag geschrieben. Wir kennen Kunden, deren Einsparungen durch neue Partnertarife für den Paketversand höher ausfielen als die gesamten Kosten für Lagerung und Versandabwicklung im Fulfillment-Center. In solchen Fällen finanzierte die günstigere Zustellung praktisch die komplette Fulfillment-Dienstleistung.

Doch zurück zum eigentlichen Thema:

Welche Nachteile hat der Versand mit Big Boxes?

Verzögerte Sendungsverfolgung

• Die endgültigen kleinen Pakete tragen bereits ihre lokalen Versandetiketten. Einen ersten echten Tracking-Status erhalten sie aber häufig erst, wenn sie im Zielland eingescannt werden. Beim Versand der Big Box besitzen Sie zunächst nur eine Tracking-Nummer für die gesamte Sammelsendung. Erst nachdem das Depot im Zielland die Big Box geöffnet und die kleinen Pakete erfasst hat, sehen die Endkunden den Status ihrer jeweiligen Sendungen. Manche Käufer denken deshalb nach zwei oder drei Tagen, dass Sie ihre Bestellung noch gar nicht versendet haben. Kommunizieren Sie diesen Ablauf klar: Erklären Sie, dass die Sendung bereits aus Slowenien unterwegs ist, die lokale Paketverfolgung aber erst nach dem ersten Scan im Zielland sichtbar wird. Danach kann die Zustellung unter geeigneten Bedingungen bereits am nächsten Tag erfolgen.

Reklamationen und Haftung

• Probleme sind bei keinem Versandverfahren vollständig auszuschließen. Bei einer Big Box ist das Risiko stärker gebündelt: Geht die große Sammelsendung verloren oder wird sie beschädigt, können alle enthaltenen Pakete betroffen sein. Regeln Sie daher vor Vertragsabschluss genau, ab welchem Punkt welcher Dienstleister verantwortlich ist. Vermeiden Sie eine Situation, in der der slowenische und der ausländische Paketdienst sich bei einem Schaden gegenseitig die Schuld zuschieben. Grundsätzlich sollte der slowenische Transportdienst die sichere Zustellung der Big Box an das vereinbarte Depot im Ausland gewährleisten. Verliert er das Paket unterwegs oder stellt es am falschen Ort beziehungsweise an eine unberechtigte Person zu, liegt das Problem in seiner Transportstrecke. Für Vorgänge nach der bestätigten Übergabe an das Auslandsdepot wäre der lokale Partner zuständig – die konkrete vertragliche Haftung muss jedoch ausdrücklich vereinbart werden. Klären Sie außerdem, wie bei Verlust der gesamten Box die Anzahl und der Inhalt der kleinen Pakete nachgewiesen werden. Wir empfehlen ein bei der Abholung unterzeichnetes Übergabeprotokoll mit Anzahl, Tracking-Nummern und Empfängernamen. Der Fahrer kann bei der Übernahme selbst entscheiden, ob er die enthaltenen Sendungen nachzählt.

Gibt es neben dem günstigeren Versand weitere Vorteile?

Ja. Mit dem ausländischen Paketdienst lässt sich häufig vereinbaren, dass nicht zugestellte Pakete und gegebenenfalls Reklamationen zunächst im lokalen Depot gesammelt werden. Ein- oder zweimal im Monat – je nach Menge – gehen sie dann gemeinsam in einer großen Sammelsendung zurück. Sie können Ihren Kunden dadurch eine lokale Retourenadresse anbieten, während Sie für die Rücksendung statt vieler einzelner internationaler Pakete nur eine Big Box bezahlen. Auch die Rücktransportkosten für jedes nicht angenommene Paket fallen dann nicht einzeln an.

Mein Paketdienst will keine Big-Box-Sendungen zulassen. Was kann ich tun?

Bei einer Big Box handelt es sich zunächst schlicht um ein großes Paket für den internationalen Versand – eine Versandart, die Paketdienste normalerweise in ihrer regulären Preisliste führen.

Wenn ein Dienstleister diese Möglichkeit ohne nachvollziehbaren Grund unterbindet, ist das aus unserer Sicht keine faire partnerschaftliche Zusammenarbeit. Sie können offen ansprechen, dass Sie dann einen Anbieterwechsel zu einem Paketdienst erwägen, der Ihre Bemühungen um wirtschaftlichere Versandprozesse unterstützt.

Auch das Fulfillment-Center Warehouse.si bietet seinen Kunden Versandlösungen mit Big Boxes an, wenn sie für das betreffende Zielland sinnvoll sind und die bisherigen Einzelpakettarife übermäßig hoch liegen.

Weitere Informationen zur Zusammenarbeit und zu Big-Box-Lösungen erhalten Sie über das Kontaktformular von Warehouse.si. Dort können Sie prüfen lassen, welche Auslandsversandpreise und Bedingungen für Ihr Unternehmen möglich sind.

Damir Vidan OnlySales.si