Jednoduchý logistický trik pro méně práce při balení.

Dnes otevřeme jedno poměrně tabuizované téma. Mnoho provozovatelů e-shopů o něm vůbec neví – a přepravním společnostem často vyhovuje, když to tak zůstane.

Big Box – už jste o tomto způsobu přepravy slyšeli?

Big Box je zcela legální, poměrně jednoduchý a finančně výhodný způsob, jak optimalizovat náklady na zásilky odesílané do zahraničí.

Kde je tedy háček?

Hlavní problém spočívá v tom, že přepravci na takových zásilkách nevydělají tolik jako v případě, kdy zákazník posílá každý malý balík do zahraničí samostatně. Odtud zpravidla pramení i většina dalších komplikací.

Co je „Big Box“?

Big Box doslova znamená „velká krabice“. Jde o jeden velký balík, do kterého vložíme více menších finálních zásilek. Díky tomu je můžeme do vybrané zahraniční destinace poslat výrazně levněji a snížit náklady na mezinárodní doručování.

Pro koho je přeprava prostřednictvím Big Boxů vhodná?

Tento způsob může pomoci mnoha obchodníkům, kteří odesílají více balíků do jedné vybrané zahraniční země. Záleží však na aktuálních smluvních podmínkách, počtu balíků, jejich rozměrech, hmotnosti a dalších okolnostech. Nejlépe funguje u obchodníků, kteří do jedné země pravidelně posílají mnoho malých a lehkých zásilek. Níže vysvětlíme princip i konkrétní výpočet.

Big Box

Proč vůbec používat Big Box?

U nás se tento způsob rozšířil hlavně v době, kdy slovinské e-shopy začaly ve větším měřítku konkurovat na zahraničních trzích EU. Proti místním obchodníkům je však znevýhodňovala vysoká cena mezinárodního doručení ze Slovinska. I u nejmenších balíků se často pohybovala kolem 6–7 €, někdy dokonce přes 10 €, podle destinace a typu zásilky.

Jak Big Box řeší drahou zahraniční přepravu?

Ceny vnitrostátní a mezinárodní přepravy mezi zeměmi EU se mohou lišit i troj- až čtyřnásobně. Za balík doručovaný v rámci Slovinska například zaplatíte 2–4 €, zatímco tentýž balík poslaný do jiné členské země EU může stát 6–12 €.

Big Box je jednoduše velký balík, ideálně s maximálními rozměry povolenými přepravcem, do kterého zabalíte jednotlivé malé zásilky. Za jednu cenu mezinárodní přepravy tak dopravíte větší množství balíků do vybrané země. Tam místní přepravce velký balík otevře a jednotlivé zásilky doručí koncovým zákazníkům.

Na malé zásilky můžete už předem nalepit místní přepravní štítky země, kde budou skutečně doručovány. Finální doručení tak platíte podle tamních vnitrostátních cen. Jediným dodatečným nákladem je velká krabice a její přeprava, která se podle našich tehdejších podmínek obvykle pohybovala kolem 10–15 €. Do velkého balíku lze zabalit přibližně 30 kg malých zásilek, pokud to dovolí jejich objem a limity přepravce.

Shrňme si postup:

1. Objednávky zahraničních zákazníků zabalíte do jednotlivých balíčků a opatříte je místními štítky, například na základě smlouvy s DPD Polsko. Tím získáte cenu domácího doručování v dané zemi.
2. Všechny malé balíky určené v daný den do Polska vložíte do jednoho Big Boxu a ten odešlete jako jedinou mezinárodní zásilku.
3. Velký balík odešlete ze svého skladu ve Slovinsku na polské depo DPD. Tam jej otevřou a malé balíčky doručí koncovým příjemcům.

Vyplatí se mi Big Box?

Výpočet je jednoduchý, ale každý obchodník si ho musí udělat pro své vlastní podmínky. Rozhodují současné sazby přepravců, rozměry a hmotnost zásilek, denní počty balíků, místo odeslání i cílová země.

Především potřebujete znát:

1. Průměrný počet koncových balíků, které denně odesíláte do vybrané země.
2. Svoji aktuální průměrnou cenu přepravy jednoho balíku.
3. Kolik malých balíčků se při maximálním naplnění vejde do jednoho Big Boxu s ohledem na rozměry a hmotnost. Zjistěte u přepravce maximální povolenou velikost a hmotnost mezinárodního balíku.
4. Celkové náklady na Big Box – cenu velkého obalu i jeho přepravy.
5. Cenu jednotlivých místních balíků, kterou vám nabídnou přepravci v cílové zemi.

Z těchto údajů snadno spočítáte bod zvratu: kolik balíků denně musíte do dané země posílat, aby se Big Box vyplatil více než samostatné mezinárodní zásilky.

Příklad výpočtu:

• Denně posíláme přibližně 20 balíků zákazníkům do Polska.
• Slovinskému přepravci nyní platíme 6 € za balík, tedy v průměru 120 € denně.
• Do jednoho Big Boxu se vejde přibližně 50 našich balíčků; rozměry ani hmotnost nás tedy neomezují.
• Přeprava velkého balíku do Polska stojí 15 € a samotná krabice 3 €.
• Od místního přepravce máme cenu 3 € za finální balík.

Při přímém zasílání jednotlivých zásilek současnému přepravci tedy za 20 balíků zaplatíme 120 € denně.

Při použití Big Boxu jsou náklady 20 × 3 € za místní doručení + 15 € za přepravu velkého balíku + 3 € za krabici = 78 €.

To znamená úsporu 42 € denně, tedy podle uvedeného měsíčního předpokladu 1 260 € měsíčně. Už při 20 zásilkách denně se nám Big Box vyplatí, pokud je tato úspora dostatečnou odměnou za trochu práce navíc.

Myslete také na to, že objem zásilek se může zvýšit i snížit. Pokud místo 20 začnete denně posílat 30, 40 nebo 50 balíků, potenciální úspora ještě poroste.

To je příliš složité. Vůbec nevíme, jak začít.

Rozumíme. Ne každý musí rozumět všemu. „Kreativní logistiku“ je často nejlepší svěřit specialistům, například fulfillment centru Warehouse.si. Můžete je nezávazně kontaktovat, společně projít současné ceny přepravy a zjistit, zda vám dokážou zajistit výhodnější doručování do zahraničí.

Na takových jednáních se někdy ukáže, že obchodník ušetří velké částky už pouhou změnou přepravní společnosti, o čemž jsme psali v tomto článku. Známe zákazníky, kteří díky partnerským cenám dopravy ušetřili více, než je stála celá služba fulfillment centra včetně skladování a odesílání všech balíků.

Vraťme se ale k tématu Big Boxů.

Jaké jsou nevýhody přepravy prostřednictvím Big Boxu?

Zpožděné sledování zásilek:

• Malé balíky doručované zákazníkům budou mít místní přepravní štítky. První skutečný stav jejich sledování se zpravidla objeví až po naskenování v cílové zemi. Při předání Big Boxu tedy budete mít jen jedno sledovací číslo velké zásilky, podle kterého zjistíte, kde se nachází na cestě do zahraničí. Teprve po otevření a naskenování jednotlivých balíků se jejich vlastní tracking zobrazí zákazníkům. Někteří příjemci se pak mohou obávat, že jste balík dva až tři dny vůbec neodeslali. Proto doporučujeme situaci předem vysvětlit: zásilka vyjela ze Slovinska, tracking jednotlivého balíku se objeví po naskenování v jejich zemi a následně by mohlo doručení trvat například jeden další den.

Reklamace:

• Komplikace mohou nastat při jakékoli přepravě, dokonce i mezi dvěma adresami v jednom městě. U Big Boxu je ale riziko vyšší v tom, že poškození nebo ztráta velké krabice ovlivní všechny malé balíky uvnitř. Před podpisem smlouvy se zahraničním přepravcem si proto přesně vymezte odpovědnost obou stran: od kterého okamžiku odpovídá za zásilky zahraniční dopravce a do kdy přepravce slovinský. Nesmí vzniknout situace, kdy se budou navzájem odkazovat jeden na druhého. Obvykle slovinský přepravce odpovídá za doručení Big Boxu do zahraničního depa; pokud se během cesty ztratí, bude doručen nesprávné osobě či na jiné místo, odpovídá on. Po převzetí v zahraničním depu by odpovědnost měla přejít na místního přepravce – musí to však být výslovně smluvně stanoveno. Se slovinským přepravcem také dohodněte, jak při případné ztrátě prokážete počet balíků uvnitř. Doporučujeme při předání společně podepsat seznam obsahu (počet zásilek, trackingová čísla, jména příjemců); kurýr se pak sám rozhodne, zda bude obsah přepočítávat.

Má Big Box ještě nějaké další výhody?

Ano. Se zahraničním přepravcem se obvykle můžete domluvit, že nevyzvednuté balíky, případně i reklamované zásilky, bude shromažďovat ve svém depu a jednou či dvakrát měsíčně podle množství je hromadně odešle zpět ve stejném Big Boxu. Zákazníkům tak můžete nabídnout místní adresu pro vracení zboží a vaše náklady zůstanou nízké – například jedno velké balení pro všechny vratky za 14 dní. Nebudete platit zvlášť za návrat každé jednotlivé nevyzvednuté zásilky.

Můj přepravce tvrdí, že Big Box neumožní. Co mám dělat?

Big Box není nic jiného než velký mezinárodní balík, tedy služba, kterou mají dopravci obvykle uvedenou ve svých standardních cenících.

Pokud vám dopravce tento postup bez rozumného vysvětlení znemožňuje, nepovažujeme to za férový partnerský přístup. Můžete mu sdělit, že budete zvažovat přechod k jiné přepravní společnosti, která vám nebude bránit v optimalizaci podnikání.

Také fulfillment centrum Warehouse.si svým klientům umožňuje doručování prostřednictvím Big Boxů tam, kde je tento způsob ekonomicky smysluplný a kde jsou běžné ceny zásilek do zahraničí nepřiměřeně vysoké.

Více informací o spolupráci a přepravě přes Big Box získáte na stránce kontaktního formuláře Warehouse.si. Můžete tak prověřit výhodnější ceny i podmínky doručování do zahraničí.

Damir Vidan, OnlySales.si