Un cambio en el embalaje que reduce costes operativos.

Hoy queremos abordar un tema casi tabú que muchos comerciantes online desconocen y que a las empresas de transporte a menudo les interesa que siga siendo poco conocido.

Big Box: ¿has oído hablar de este concepto?

El Big Box es una manera totalmente legal, relativamente sencilla y muy económica de optimizar el coste de los envíos internacionales.

¿Dónde está entonces el problema?

La principal dificultad es que las empresas de mensajería ganan menos con este modelo que cuando el cliente envía cada paquete al extranjero por separado. A partir de ahí suelen surgir otras complicaciones.

¿Qué es exactamente un «Big Box»?

Big Box significa simplemente «caja grande»: un embalaje de mayor tamaño que utilizamos para agrupar varios paquetes pequeños, ya preparados para el consumidor final, y enviarlos juntos al país de destino. Así podemos reducir notablemente el coste de distribución internacional.

¿Para qué vendedores resulta adecuado el sistema Big Box?

Puede resultar rentable para muchos comercios que envían un volumen considerable de pedidos a un mismo país. Todo depende de las tarifas actuales, el número de pedidos, sus dimensiones y peso, entre otros factores. Es especialmente interesante para empresas que envían muchas unidades pequeñas y ligeras a un mercado concreto. A continuación veremos el funcionamiento y un cálculo sencillo.

Big Box

¿Por qué enviar pedidos mediante Big Box?

En nuestro entorno, esta modalidad se hizo especialmente popular cuando numerosas tiendas eslovenas empezaron a competir en otros mercados de la UE. Las tarifas internacionales desde Eslovenia eran tan elevadas que sus costes no podían competir con los de los vendedores locales: incluso los paquetes más pequeños podían costar entre 6 y 7 €, o superar los 10 €, según el destino y las características del envío.

¿Cómo reduce el Big Box el coste de enviar pedidos al extranjero?

Los precios del transporte nacional y del internacional entre países de la UE pueden diferir tres o cuatro veces. Por ejemplo, un paquete cuya entrega nacional cuesta entre 2 y 4 € puede llegar a costar entre 6 y 12 € cuando se envía a otro país europeo.

Un Big Box no es más que una caja grande —idealmente, del mayor volumen admitido por tu transportista— en la que se colocan muchos paquetes pequeños. Se envía todo junto, pagando un único transporte internacional hasta el país de destino. Allí, la empresa de mensajería local abre la caja y distribuye los paquetes individuales a sus destinatarios.

Puedes colocar desde el principio en cada paquete pequeño la etiqueta del operador local del país donde se hará la entrega. De esa manera, el reparto final se factura a tarifa nacional. Tu único gasto adicional es el transporte y el embalaje de la caja grande, que en los ejemplos descritos costaban entre 10 y 15 € y permitían agrupar unos 30 kg de paquetes pequeños, siempre que cupieran por volumen.

En resumen:

1. Preparas los pedidos destinados al extranjero y los etiquetas para su distribución local. Por ejemplo, firmas un contrato con DPD Polonia y obtienes así una tarifa polaca de reparto nacional.
2. Introduces todos los paquetes pequeños que envías diariamente a Polonia en una caja Big Box y la entregas al transportista como un solo envío internacional.
3. La caja sale desde tu dirección o almacén en Eslovenia hacia el centro de DPD Polonia. Allí la abren y distribuyen los paquetes pequeños a los compradores finales.

¿Me compensa utilizar Big Box?

El cálculo es sencillo, pero cada vendedor debe hacerlo con sus propios datos: precios negociados, dimensiones y peso de los paquetes, volumen diario, ubicación y demás condiciones.

Para hacerlo necesitas conocer:

1. El número medio de paquetes finales que envías al país elegido.
2. Tu coste medio actual por paquete.
3. Cuántos paquetes, según su tamaño y peso, caben en un Big Box lleno. Consulta antes con tu transportista las dimensiones y el peso máximo permitidos para un paquete internacional.
4. El coste total del Big Box: compra de la caja grande y precio de su transporte.
5. Las tarifas nacionales de entrega que puedes negociar con transportistas del país de destino.

Con estos datos podrás calcular fácilmente el punto de equilibrio: a partir de cuántos paquetes diarios resulta más barato consolidarlos en un Big Box que enviarlos individualmente.

Ejemplo práctico de cálculo:

• Cada día enviamos unos 20 paquetes a compradores de Polonia.
• Actualmente pagamos 6 € por paquete a la mensajería eslovena, es decir, unos 120 € al día.
• En un Big Box nos caben aproximadamente 50 paquetes, de modo que el tamaño y el peso no suponen un problema.
• Enviar el Big Box a Polonia cuesta 15 € y el embalaje de cartón cuesta 3 €.
• Conseguimos una tarifa de reparto nacional en Polonia de 3 € por paquete.

Si sigo utilizando el transporte internacional tradicional, pago 120 € al día para distribuir 20 paquetes.

Si utilizo Big Box, pago 20 × 3 € por las entregas nacionales + 15 € de transporte de la caja grande + 3 € del cartón = 78 €.

Eso significa que, con 20 paquetes diarios, el Big Box ya compensa, siempre que considere suficientes los 42 € de ahorro diario —o unos 1.260 € al mes según este ejemplo— para asumir algo más de trabajo.

También debes valorar cómo pueden variar las ventas. Si el volumen crece hasta 30, 40 o 50 paquetes diarios, el ahorro potencial aumenta todavía más; si cae, la rentabilidad puede empeorar.

Esto parece demasiado complicado. No sé ni por dónde empezar.

Lo entendemos: nadie tiene por qué ser experto en todo. A menudo merece la pena dejar esta «logística creativa» en manos de especialistas, por ejemplo, centros de fulfillment como Warehouse.si. Puedes contactarlos sin compromiso para revisar juntos si es posible conseguir mejores tarifas de envío internacional.

En esas reuniones, en ocasiones se descubre que basta con cambiar de empresa de transporte para ahorrar mucho dinero, algo sobre lo que ya hemos escrito en este artículo. Conocemos clientes que, al obtener tarifas negociadas por el centro de fulfillment, ahorraron en transporte más de lo que les costaba el servicio completo de almacenamiento y preparación de pedidos.

Pero volvamos al tema principal:

¿Cuáles son las desventajas del sistema Big Box?

Retraso en la información de seguimiento:

• Los paquetes finales tendrán etiquetas nacionales, por lo que su primer estado de seguimiento aparecerá cuando se escaneen en el país de destino. Al entregar el Big Box solo tendrás un número de seguimiento para la caja grande, con el que podrás seguirla hasta el país receptor. Una vez que la abran y escaneen los paquetes individuales, tus clientes podrán seguir sus pedidos. Algunos podrían preocuparse al comprobar que, durante los dos o tres días del trayecto internacional, el seguimiento del paquete individual no registra movimientos e interpretar que todavía no lo has enviado. Debes comunicarlo claramente: explicar que el paquete ya ha salido de Eslovenia, que el seguimiento individual se activará al escanearlo en su país y que, desde ese momento, puede recibirlo aproximadamente al día siguiente según el servicio contratado.

Reclamaciones e incidencias:

• Los problemas pueden ocurrir con cualquier envío, incluso entre dos direcciones de una misma ciudad. Pero en este caso el riesgo se concentra: si se pierde o daña el Big Box, todos los paquetes de su interior pueden resultar afectados. Antes de firmar con una empresa extranjera, define exactamente desde qué momento asume la responsabilidad y hasta dónde responde el transportista esloveno. Evita situaciones en las que ambas compañías se culpen mutuamente. En términos generales, el transportista esloveno debería responder de que el Big Box llegue al centro de la empresa extranjera; si durante el trayecto se pierde o se entrega a una persona desconocida o en una dirección incorrecta, la incidencia le correspondería a él según el acuerdo. A partir de la entrega en el centro extranjero, respondería la otra compañía. Pero todo eso debe establecerse expresamente por adelantado. Aclara también cómo demostrarás cuántos paquetes individuales contenía la caja en caso de pérdida. Recomendamos entregar un documento firmado con el inventario de los paquetes —cantidad, números de seguimiento y nombres—, dejando al repartidor la posibilidad de contarlos en el momento de recoger el Big Box.

¿Tiene Big Box alguna ventaja adicional?

Sí. En muchos casos puedes acordar con la mensajería extranjera que reúna los pedidos rechazados, no recogidos e incluso las devoluciones y reclamaciones en su propio centro. Después, una o dos veces al mes —según el volumen—, los envía todos juntos de vuelta en un Big Box similar. Así ofreces a tus compradores una dirección local de devoluciones y reduces los costes: por ejemplo, pagas una sola caja grande para todas las devoluciones y reclamaciones acumuladas durante catorce días, en vez de pagar por cada paquete devuelto individualmente.

Mi transportista dice que no me permite enviar Big Box. ¿Qué hago?

Enviar un Big Box no es más que enviar un paquete grande al extranjero, un servicio que habitualmente figura en las tarifas ordinarias de las empresas de mensajería.

Si tu operador se niega injustificadamente a facilitar esta forma de envío, puedes decirle sin problemas que estudiarás cambiar a otro transportista que no te impida optimizar tu negocio.

En el centro de fulfillment Warehouse.si también ofrecen a sus clientes envíos mediante Big Box hacia aquellos países y para aquellos volúmenes donde resulta razonable, especialmente cuando las tarifas internacionales habituales son desproporcionadamente elevadas.

Para obtener más información sobre la colaboración o sobre Big Box, puedes contactar con el equipo mediante el formulario de https://warehouse.si/kontakt.html y solicitar mejores precios y condiciones para tus envíos internacionales.

Damir Vidan, OnlySales.si