Un accorgimento sul packaging per ridurre lavoro e costi.

Oggi abbiamo deciso di affrontare un argomento quasi tabù: molti commercianti online non conoscono questo sistema e spesso i corrieri preferiscono che la situazione rimanga tale.

Big Box: ne hai mai sentito parlare?

Il sistema Big Box è un metodo del tutto legale, relativamente semplice e molto conveniente per ottimizzare i costi delle spedizioni verso l'estero.

Allora qual è il problema?

Il problema principale è che, con questo sistema, i corrieri guadagnano meno rispetto alle spedizioni in cui ogni pacco per l'estero viene spedito separatamente. Da qui derivano spesso anche le altre complicazioni.

Che cos'è il «Big Box»?

Big Box significa semplicemente «pacco grande»: lo riempiamo di pacchi più piccoli, già destinati ai clienti finali, per inviarli tutti insieme verso un Paese scelto a costi molto inferiori. In questo modo possiamo ridurre sensibilmente la spesa per le consegne internazionali.

Per quali commercianti è adatto il sistema Big Box?

Molti negozi online che inviano un elevato numero di pacchi in un determinato Paese possono ottimizzare i costi con questa soluzione. Naturalmente dipende dalle condizioni di spedizione attuali, dal numero, dalle dimensioni e dal peso dei colli. È particolarmente interessante per chi spedisce in uno stesso Paese estero numerosi pacchi piccoli e leggeri. Vediamo come funziona con un calcolo concreto.

Big Box

Perché spedire con il «Big Box»?

Il Big Box è diventato popolare da noi quando molti e-commerce sloveni hanno iniziato a competere sui mercati europei, trovandosi però svantaggiati rispetto ai negozi locali a causa dei costi molto elevati delle spedizioni dalla Slovenia verso l'estero. Anche il pacchetto più piccolo poteva costare 6–7 €, o perfino oltre 10 €, in base alla destinazione e al tipo di collo.

Come risolve il Big Box il problema delle spedizioni internazionali costose?

Spesso il costo delle consegne nazionali, all'interno di un solo Paese, e quello delle spedizioni tra due Paesi dell'UE differisce anche di tre o quattro volte. Un pacco che in Slovenia costa 2–4 € può arrivare a costare 6–12 € se spedito verso un altro Paese europeo.

Un Big Box non è altro che un pacco grande, possibilmente delle dimensioni massime consentite dal corriere, in cui inseriamo i pacchetti piccoli. Con il costo di una sola spedizione internazionale, li trasferiamo rapidamente nel Paese di destinazione. Lì il corriere locale apre il Big Box e distribuisce i pacchi piccoli ai destinatari finali.

Possiamo quindi applicare fin dall'inizio sui singoli pacchi le etichette di spedizione nazionali del Paese di destinazione. Le ultime consegne saranno così fatturate alle tariffe locali. L'unico costo aggiuntivo sarà quello del grande pacco, tra trasporto e imballaggio: in genere circa 10–15 €, con una capacità che può arrivare a 30 kg di pacchetti, se il loro volume lo consente.

Riassumendo:

1. Prepari gli ordini dei clienti esteri in pacchi individuali e applichi le etichette di un corriere locale, per esempio stipulando un contratto con DPD Polonia. In questo modo ottieni la tariffa nazionale polacca.
2. Raggruppi tutti i pacchi che devi spedire ogni giorno in Polonia dentro un unico Big Box e lo invii come un solo pacco internazionale.
3. Spedisci il Big Box dal tuo indirizzo o magazzino in Slovenia al deposito DPD in Polonia, dove il pacco grande viene aperto e i singoli colli vengono affidati alla consegna finale.

Mi conviene spedire con il Big Box?

Il calcolo è semplice, ma ogni commerciante deve farlo in base alla propria situazione: tariffe attuali, dimensioni e peso dei pacchi, volume giornaliero di spedizioni, posizione del magazzino e così via.

Per prima cosa devi conoscere questi dati:

1. Numero medio di pacchi destinati ogni giorno al Paese scelto.
2. Tariffa media che paghi attualmente per ogni singolo pacco.
3. Numero di pacchi piccoli che puoi inserire in un Big Box pieno, tenendo conto di dimensioni e peso. Chiedi al corriere quali sono le dimensioni e il peso massimi consentiti per una spedizione internazionale.
4. Costo totale del Big Box, comprensivo dell'acquisto del cartone grande e del trasporto.
5. Tariffa locale per pacco che puoi ottenere dai corrieri del Paese di destinazione.

Con questi dati puoi calcolare facilmente il punto di pareggio: da quanti pacchi giornalieri in poi conviene usare il Big Box anziché spedire ogni collo separatamente.

Esempio di calcolo:

• Ogni giorno inviamo circa 20 pacchi a clienti in Polonia.
• Al corriere sloveno paghiamo attualmente 6 € a pacco: il costo medio è quindi di 120 € al giorno.
• In un Big Box possono entrare circa 50 pacchi, quindi dimensioni e peso non sono un problema.
• La spedizione di un Big Box in Polonia costa 15 € e il cartone grande costa 3 €.
• Da un corriere locale abbiamo ottenuto una tariffa di 3 € per pacco.

Se invio 20 pacchi tramite il corriere che uso oggi, spendo 120 € al giorno.

Se utilizzo un Big Box, invece, pago 20 × 3 € per le consegne finali, più 15 € per il trasporto del Big Box e 3 € per il cartone: 60 € + 15 € + 3 € = 78 €.

Questo significa che già con 20 pacchi al giorno il Big Box conviene, purché consideri sufficientemente interessante risparmiare 42 € al giorno, cioè 1.260 € al mese, a fronte di qualche operazione in più.

Bisogna inoltre considerare che le vendite possono aumentare o diminuire. Se in futuro invii 30, 40 o addirittura 50 pacchi al giorno, il risparmio può diventare ancora più consistente.

Mi sembra troppo complicato: non so neppure da dove iniziare.

Ti capiamo: non possiamo essere esperti di tutto. Spesso conviene affidare la «logistica creativa» a chi se ne occupa professionalmente, per esempio a un centro di fulfillment come Warehouse.si. Puoi contattarlo senza impegno per valutare insieme se esistono condizioni migliori per le tue spedizioni internazionali.

In questi incontri capita spesso che un negoziante scopra di poter risparmiare molto semplicemente cambiando corriere, come abbiamo già spiegato in questo articolo. Conosciamo clienti che, grazie a tariffe convenzionate, hanno recuperato l'intero costo del deposito e della preparazione degli ordini presso il centro di fulfillment: il risparmio sulla spedizione ottenuto con un nuovo contratto superava infatti il costo del servizio completo.

Ma torniamo all'argomento principale:

Quali sono gli svantaggi del Big Box?

Aggiornamento ritardato del tracking

• I pacchi finali, che riceveranno i clienti, hanno etichette locali. Il primo vero aggiornamento del tracking arriva però soltanto quando vengono scansionati nel Paese di destinazione. In pratica, quando consegni il Big Box hai un solo codice di tracciamento, quello del pacco grande, che puoi seguire fino al Paese estero. Solo dopo l'apertura del Big Box e la scansione dei colli più piccoli diventano attivi i tracking destinati ai clienti. Alcuni acquirenti possono preoccuparsi vedendo che, per due o tre giorni, il loro ordine sembra non essere stato ancora spedito. Per questo devi comunicarlo bene: spiega che il pacco è già partito dalla Slovenia, che il tracking individuale sarà disponibile dopo la scansione nel Paese di destinazione e che, da quel momento, la consegna avverrà solitamente entro un giorno.

Reclami e responsabilità

• In caso di problemi, che possono verificarsi perfino spedendo da un quartiere all'altro della stessa città, il rischio è un po' più elevato: se il Big Box viene danneggiato o smarrito, tutti i pacchi al suo interno ne risentono. Prima di firmare il contratto con il corriere estero, ti consigliamo di definire con precisione da quale momento è responsabile lui e fino a quale momento lo è il corriere sloveno. Evita di trovarti nella situazione in cui i due operatori si rimpallano la colpa. In linea di principio, il corriere sloveno deve consegnare il Big Box al deposito del corriere estero: se durante il trasporto succede qualcosa, oppure il pacco viene consegnato a una persona sconosciuta o nel luogo sbagliato, ne risponde il primo. Dopo l'effettiva consegna al deposito estero, la responsabilità passa al secondo. Ma questi passaggi vanno stabiliti contrattualmente in anticipo. Devi inoltre concordare con il corriere sloveno come dimostrare quanti pacchi piccoli conteneva il Big Box nel caso si perda. Consigliamo di far firmare al ritiro un documento con l'elenco dei colli, il loro numero, i tracking e i nomi dei destinatari; sarà poi il corriere a decidere se contarli fisicamente al momento della presa in carico.

Il Big Box offre anche altri vantaggi?

Sì. Spesso puoi concordare con il corriere estero che i pacchi non consegnati, o anche quelli oggetto di reclamo, vengano raccolti nel suo deposito e restituiti tutti insieme una o due volte al mese, secondo i volumi, utilizzando lo stesso sistema Big Box. Così offri ai clienti un indirizzo locale per i resi, ma sostieni un costo minimo: per esempio un solo Big Box per tutti i resi e i reclami raccolti in 14 giorni. Inoltre, eviti di pagare il rientro di ogni pacco non consegnato separatamente.

Il mio corriere non vuole consentirmi di spedire con il Big Box: che cosa posso fare?

La spedizione di un Big Box non è altro che la spedizione di un pacco grande all'estero, un servizio normalmente presente nel listino di ogni corriere.

Impedire questa modalità senza una valida ragione non rappresenta una corretta collaborazione commerciale. Puoi quindi spiegare tranquillamente al tuo corriere che valuterai il passaggio a un altro operatore che non ostacoli l'ottimizzazione dei costi logistici.

Anche il centro di fulfillment Warehouse.si permette ai propri clienti di utilizzare il sistema Big Box nei Paesi in cui ha senso e per i negozi che altrimenti pagherebbero tariffe internazionali eccessive.

Per maggiori informazioni sulla collaborazione o sulle spedizioni Big Box puoi contattare il centro attraverso il modulo sul sito Warehouse.si e richiedere condizioni e prezzi più convenienti per le spedizioni all'estero.

Damir Vidan, OnlySales.si