In Gesprächen mit unseren Kunden – besonders mit Onlinehändlern, die gerade erst ein Unternehmen gegründet haben – stellen wir immer wieder fest, dass es Unsicherheit über die sogenannten Lieferbedingungen oder Incoterms gibt. Dabei müssen diese Bedingungen festgelegt werden, bevor Waren bei einem Lieferanten im Ausland bestellt und importiert werden.
Das führt immer wieder zu Schwierigkeiten: zusätzliche, nicht einkalkulierte Kosten für den Importeur oder Streit darüber, wer für beschädigte Ware verantwortlich ist. Besonders riskant wird es, wenn der Händler die Wahl der Lieferbedingungen vollständig seinem Lieferanten überlässt, ohne die Konsequenzen zu verstehen. Das betrifft vor allem Einsteiger beim China-Import, die ihre Lieferanten etwa über Alibaba oder AliExpress gefunden haben und noch keine Erfahrung mit ihnen besitzen.
Deshalb erklären wir anhand praktischer Beispiele vier der am häufigsten verwendeten Lieferbedingungen für den Warenimport – unabhängig davon, ob die Ware per Luft- oder Seefracht transportiert wird.
Zum Schluss sprechen wir außerdem über ein weniger bekanntes Problem, das nach unserer Erfahrung immer mehr slowenische Händler beim Import aus China betrifft und unter Umständen schon vor dem eigentlichen Verkaufsstart zu erheblichen Geschäftsrisiken führt.
Was sind Incoterms beziehungsweise Lieferbedingungen?
Die Abbildung oben soll Ihnen zeigen, welche Leistungen und Zuständigkeiten mit den verschiedenen Lieferbedingungen verbunden sind. Vereinfacht gesagt: Der Einkaufspreis bei EXW wirkt aus Käufersicht am günstigsten. Dafür müssen Sie die Warenabholung beim Lieferanten, den Transport, die Zollabwicklung und die endgültige Zustellung an Ihre Adresse in Slowenien selbst organisieren. Wenn unterwegs etwas schiefgeht, müssen Sie sich zudem selbst darum kümmern, wer verantwortlich ist.
Am anderen Ende steht DDP, das für den Käufer meist den höchsten angebotenen Gesamtpreis bedeutet. Der Verkäufer verpflichtet sich dabei grundsätzlich, den vollständigen Transport einschließlich Einfuhrabfertigung, Zöllen, Steuern und Lieferung an den vereinbarten Zielort zu übernehmen. Der im Voraus vereinbarte DDP-Preis soll somit die entsprechenden Kosten abdecken. Allerdings kann auch diese Variante problematisch sein: Nach unserer Erfahrung haben manche – insbesondere chinesische – Lieferanten diesen Begriff missbräuchlich verwendet. Auf die Hintergründe gehen wir am Ende des Artikels ein.
Incoterms steht für „International Commercial Terms“. Es handelt sich um international anerkannte Handelsklauseln, die von der Internationalen Handelskammer (ICC) veröffentlicht werden. Sie regeln im grenzüberschreitenden Handel, welche Kosten, Risiken und Aufgaben Käufer und Verkäufer übernehmen. Damit sollen Missverständnisse und Streitigkeiten reduziert werden. In diesem Leitfaden erklären wir vier wichtige Klauseln: EXW, DAP, DDP und FOB.
Lieferbedingung EXW
EXW – Ex Works (ab Werk)
„Ex Works“ legt dem Verkäufer die geringsten Pflichten auf. Er muss die Ware lediglich an seinem Betriebsstandort oder einem anderen vereinbarten Ort zur Abholung bereitstellen. Der Käufer organisiert und bezahlt den Transport von diesem Punkt bis zum Bestimmungsort. Dazu gehören – je nach konkretem Ablauf – Beladung, Entladung, Ausfuhr- und Einfuhrformalitäten, Versicherung und weitere Kosten.
EXW bedeutet im Einzelnen:
- Der Verkäufer muss die Ware für die Abholung bereitstellen und den Käufer informieren, sobald sie bereitliegt.
- Der Käufer organisiert und bezahlt den Transport, die Beladung sowie sämtliche weiteren damit verbundenen Leistungen.
- Die Risiken des Transports trägt grundsätzlich der Käufer ab dem vereinbarten Übergabepunkt. Außerdem muss er die notwendigen Genehmigungen, Lizenzen sowie Unterlagen für Aus- und Einfuhr beschaffen beziehungsweise die entsprechenden Vorgänge veranlassen.
Wann ist EXW sinnvoll?
In der Praxis verwenden wir EXW beispielsweise dann, wenn:
- Wir den Lieferanten gut kennen und schon länger mit ihm zusammenarbeiten. Wir müssen darauf vertrauen können, dass die richtigen Artikel, die korrekte Menge und unbeschädigte Ware bereitgestellt wurden. Gerade bei EXW ist es oft schwierig, im Nachhinein den Verantwortlichen für Schäden oder Fehlmengen nachzuweisen. Der Transporteur kann den Lieferanten verantwortlich machen, während dieser behauptet, die Beschädigung müsse beim Transport entstanden sein. Ohne verlässliche Belege bleibt der Schaden womöglich beim Käufer. Bei einem unbekannten Lieferanten besteht zusätzlich das Risiko, dass ein wenig wichtiger Kunde schlechtere oder bereits beschädigte Ware erhält. Solche Fälle haben wir auch bei großen slowenischen Händlern erlebt.
- Der selbst organisierte EXW-Transport wesentlich günstiger ist als das Angebot des Lieferanten und die Einsparung das zusätzliche Risiko rechtfertigt. Welche Preisdifferenz dafür groß genug ist, muss jeder Händler selbst entscheiden. Maßgeblich sind unter anderem der Wert der Ware, das mögliche Schadensausmaß und der eigene Zeitaufwand für die Abwicklung.
- Vor der Entscheidung für EXW unbedingt die Kosten gegenüber DAP und DDP vergleichen. Prüfen Sie auch, ob sich die Beauftragung eines slowenischen Transportpartners wie DHL Slowenien oder die Organisation durch den Lieferanten über dessen Partner in China günstiger und praktischer gestaltet. Der Preisunterschied kann minimal, aber auch enorm sein.
Eher für erfahrene Importeure geeignet
- Wir das Zollverfahren kennen, die notwendige Artikeldokumentation besitzen und zumindest ungefähr wissen, welche Transport-, Verzollungs- und eventuellen Zusatzkosten anfallen. Häufig hilft dabei ein Spediteur wie DHL Slowenien, der die Zollabfertigung für den Importeur abwickelt. Sie selbst stellen Rechnungen, Zahlungsnachweise und gegebenenfalls produktspezifische Unterlagen bereit und sorgen dafür, dass die notwendigen Zollangaben rechtzeitig vorliegen.
- Wir bereits einen bewährten Transportpartner – zum Beispiel einen festen Ansprechpartner bei DHL Slowenien – und einen bekannten Lieferanten haben. Im Problemfall existiert dann auf beiden Seiten ein konkreter Kontakt. Typische Schwierigkeiten sind fehlende Artikel, Abweichungen zwischen bezahlter und gelieferter Menge, unzutreffende Angaben zu Volumen oder Gewicht oder Transportschäden. Mit eindeutigen Ansprechpartnern lässt sich eine Klärung beziehungsweise ein möglicher Schadensersatz leichter verfolgen.
Lieferbedingung DAP
DAP – Delivered at Place (geliefert benannter Ort)
Bei DAP muss der Verkäufer die Ware an den vereinbarten Ort transportieren und bis zur Bereitstellung am Bestimmungsort grundsätzlich die entsprechenden Kosten und Risiken tragen. Der Käufer übernimmt die Entladung sowie die Einfuhrabfertigung und die damit verbundenen Einfuhrabgaben. DAP umfasst also nicht automatisch die Einfuhrverzollung oder deren Kosten.
DAP bedeutet im Einzelnen:
- Der Verkäufer organisiert und bezahlt den Transport an den benannten Ort und trägt die Risiken bis zur vereinbarten Bereitstellung der Ware. Dazu gehört in unserem Beispiel auch die entsprechende Versicherung der Sendung.
- Der Käufer ist für die Entladung, die Einfuhrabfertigung sowie für die Einfuhrsteuern, Zölle und sonstigen importbezogenen Gebühren verantwortlich.
- Die Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung geht auf den Käufer über, sobald ihm die Ware am vereinbarten Zielort entsprechend den DAP-Bedingungen zur Entladung bereitgestellt wird.
Wann ist DAP sinnvoll?
Wir wählen DAP in der Praxis insbesondere dann, wenn:
- Der Lieferant bessere Transportkonditionen anbieten kann, als wir selbst organisieren könnten.
- Der Lieferant mitteilt, dass er in unserem Land keinen zuverlässigen Partner für die Einfuhrzollabfertigung hat und es deshalb sinnvoller ist, wenn wir diesen Teil selbst übernehmen.
- Wir dem Lieferanten zutrauen, tatsächlich die vereinbarte Ware zu liefern, und bereit sind, die Risiken rund um die Einfuhrabfertigung zu übernehmen. Im Vergleich zu EXW ist das Risiko, nicht die bezahlten Artikel zu erhalten, in bestimmten Fällen besser kontrollierbar: Bei der Warenannahme kann man eine erste Sichtkontrolle und Zählung durchführen und Abweichungen auf dem Übergabebeleg festhalten. Das kann später auch als Beleg bei einer Reklamation über Marktplätze wie Alibaba dienen, falls der Versender die Verantwortung bestreitet.
Nach unserer damaligen Erfahrung wurde DAP bei manchen China-Importen seltener verwendet. Lieferanten, die den Transport selbst organisierten, nutzten häufig bestehende EU-Verbindungen und ließen die Waren beispielsweise in Ungarn einführen und anschließend weiter zum endgültigen Empfänger transportieren.
DAP setzen wir dagegen häufiger bei Lieferanten ein, die noch wenig direkt mit der EU handeln, aber viel Transporterfahrung in andere Regionen mitbringen – etwa weil sie regelmäßig in die USA exportieren und dadurch günstigere Konditionen für den Haupttransport haben.
Lieferbedingung DDP
DDP – Delivered Duty Paid (geliefert verzollt)
„Delivered Duty Paid“ legt dem Verkäufer die weitreichendsten Pflichten auf und gilt unter europäischen Käufern beim China-Import häufig als besonders bequeme Variante. Bei DDP muss der Verkäufer grundsätzlich die Kosten und Risiken bis zur vereinbarten Bereitstellung am Bestimmungsort tragen – einschließlich Einfuhrzollabfertigung, Zöllen und einschlägigen Abgaben. Der Käufer übernimmt normalerweise nur die Entladung am Zielort.
DDP bedeutet im Einzelnen:
- Der Verkäufer organisiert und bezahlt Transport, Ausfuhr- und Einfuhrabwicklung sowie die weiteren vertraglich zu tragenden Kosten einschließlich Steuern und Zöllen. Dabei ist auch die Versicherung der Ware zu organisieren und zu bezahlen.
- Der Verkäufer trägt die Gefahr während des Transports; sie geht auf den Käufer über, wenn die Ware am vereinbarten Ort zur Entladung bereitgestellt wurde.
- Der Käufer ist für die Entladung am Bestimmungsort zuständig.
- Der vereinbarte DDP-Preis soll die Kosten enthalten, die nach dieser Klausel vom Verkäufer zu tragen sind. Tauchen auf dem Transportweg, bei der Zollabfertigung oder an anderer Stelle zusätzliche Kosten auf, die nach dem Vertrag vom Verkäufer zu zahlen sind, darf dieser sie nicht einfach auf den Käufer abwälzen.
Wann ist DDP sinnvoll?
- DDP wird häufig Einsteigern empfohlen, die zum ersten Mal bei einem Lieferanten bestellen oder noch wenig Erfahrung mit Zollprozessen haben. Sie möchten, dass die Ware möglichst unkompliziert an ihrer Adresse eintrifft, und akzeptieren dafür einen etwas höheren Preis.
- Auch Händler, die in Slowenien noch keine eigenen Transportverträge oder guten Konditionen mit Paketdiensten beziehungsweise Spediteuren ausgehandelt haben, wählen DDP, weil sie keine Zeit in die Suche nach Angeboten und langwierige Abstimmungen investieren möchten.
- DDP erscheint außerdem attraktiv, wenn man Produkte importiert, deren technische und rechtliche Dokumentationsanforderungen man noch nicht gut kennt. Lieferanten versichern häufig, es seien keine zusätzlichen Unterlagen erforderlich. Erst bei einer Kontrolle stellt sich dann heraus, dass doch weitere Dokumente verlangt werden. Manche Lieferanten nutzen die Zwangslage des Käufers aus und berechnen für diese Unterlagen hohe Zusatzkosten, weil sie wissen, dass die Ware ohne die Dokumentation möglicherweise nicht freigegeben wird.
Obwohl DDP in der Regel die teuerste und scheinbar sorgenfreiste Variante ist, treten auch hier Probleme auf. Darauf gehen wir nach der letzten häufig verwendeten Lieferbedingung ein:
Lieferbedingung FOB
FOB – Free on Board (frei an Bord)
FOB wird ausschließlich für See- und Binnenschiffstransporte verwendet. Bei dieser Klausel ist der Verkäufer dafür verantwortlich, die Ware im vereinbarten Verschiffungshafen an Bord des vom Käufer benannten Schiffes zu bringen. Ab dem Zeitpunkt, an dem sie an Bord ist, gehen die entsprechenden Risiken auf den Käufer über, der den weiteren Transport und die damit verbundenen Kosten trägt.
FOB bedeutet im Einzelnen:
- Der Verkäufer muss die Ware im vereinbarten Abgangshafen auf das Schiff bringen, das der Käufer benannt hat.
- Der Verkäufer organisiert die Ausfuhrzollabfertigung und trägt die Kosten bis zum ordnungsgemäßen Verladen an Bord.
- Der Käufer trägt ab der Verladung die weiteren Risiken und Kosten, einschließlich Seefracht, möglicher Transportversicherung und Einfuhrzollabfertigung.
Wann ist FOB sinnvoll?
- Wenn Sie Ihre Ware per Schiff importieren, erhalten Sie möglicherweise ein sehr günstiges Angebot eines slowenischen Spediteurs – allerdings nur für die Strecke von einem chinesischen Hafen bis zum Hafen Koper. Befindet sich der Lieferant weit im Landesinneren Chinas, muss die Ware erst zum Seehafen gebracht werden. Ihr slowenischer Transportpartner übernimmt diesen Vorlauf unter Umständen nicht.
- FOB ähnelt in dieser Hinsicht der Aufgabenteilung bei DAP, wird aber speziell bei Seetransporten eingesetzt: Der Lieferant erledigt die Ausfuhrabfertigung, organisiert meist zu günstigen Bedingungen den Transport zum Hafen und sorgt dafür, dass die Ware auf das Schiff geladen wird.
- Der Lieferant muss zuverlässig und pünktlich liefern können, damit die Ware rechtzeitig das gebuchte Schiff erreicht. Ihr Seefrachtagent nennt Ihnen den letzten Termin für die Bereitstellung beziehungsweise Anlieferung, häufig etwa eine Woche vor dem geplanten Ablegen. Vereinbaren Sie mit dem Lieferanten möglichst nicht den letztmöglichen Tag, damit eine kleine Verzögerung nicht dazu führt, dass die Sendung das Schiff verpasst.
- Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die Zustellung vom Hafen Koper zu Ihrer Adresse organisiert ist – entweder durch Ihren slowenischen Spediteur oder mit einem eigenen Transport.
Das Problem mit DDP
Eine versteckte DDP-Falle, über die kaum jemand spricht
Manche chinesische Lieferanten wissen, dass DDP besonders von unerfahrenen Käufern gewählt wird. Nach unserer Erfahrung gab es Fälle, in denen der Lieferant einen DDP-Preis in Rechnung stellte, die versprochene ordnungsgemäße Einfuhrabfertigung aber nicht durchführte und die dafür berechneten Kosten einbehielt.
Wie kann so etwas passieren?
Offen gesagt: Selbst für Fachleute, die die Zollabwicklung kontrollieren, war der genaue Ablauf nicht in jedem Einzelfall vollständig nachvollziehbar. Nach mehreren Vorfällen bei Kunden und einmal in unserem eigenen Geschäft kamen wir zu folgender Einschätzung:
- Einige größere und besonders findige Lieferanten verfügten offenbar über Kontakte an bestimmten Stellen in Europa, durch die Sendungen trotz beträchtlichen Volumens und Gewichts in den EU-Binnenmarkt gelangten, ohne dass der Empfänger eine ordnungsgemäße Einfuhrabfertigung nachweisen konnte.
- Besonders häufig sahen wir in diesen Fällen Lieferwege über Ungarn. Nach unseren Beobachtungen wurden die Sendungsangaben nach dem Eintreffen des Flugzeugs aus China offenbar so verändert, dass ein anderer Absender und Ungarn als Versandursprungsland eingetragen waren. Möglicherweise geschah dies vor der Zollkontrolle, sodass die Sendung wie eine innereuropäische Lieferung wirkte. Wir können nicht ausschließen, dass auch Personen aus der Abfertigung beteiligt waren – dies ist jedoch eine Vermutung, keine nachgewiesene Erklärung für jeden Fall.
- Die Ware wurde anschließend ohne nachvollziehbare Zollunterlagen beim Empfänger abgeliefert, obwohl dieser DDP bezahlt hatte. Auf Nachfragen erklärten die Lieferanten sinngemäß, vereinbart sei nur eine Zustellung ohne Zusatzkosten gewesen und die Organisation des Weges gehe den Käufer nichts an. Für den Händler können daraus schwerwiegende Probleme entstehen: Er kann die ordnungsgemäße Einfuhr und Herkunft der Waren nicht belegen, die Warenbestände nicht sauber dokumentieren und riskiert buchhalterische beziehungsweise steuerliche Schwierigkeiten. Im schlimmsten Fall entsteht die absurde Situation, dass die Produkte nur durch nicht ordnungsgemäß dokumentierte Verkäufe „verschwinden“ könnten – was selbstverständlich keine zulässige Lösung ist.
Wie können Sie sich davor schützen?
Machen Sie dem Versender schon vor der Bestätigung der DDP-Bedingungen unmissverständlich klar, welche Unterlagen Sie bei der Lieferung benötigen. Verlangen Sie einen geeigneten Nachweis der ordnungsgemäßen EU-Einfuhrabfertigung beziehungsweise die einschlägige Zolldokumentation. Lassen Sie sich nicht mit allgemeinen Zusagen abspeisen, man werde „alle verfügbaren Papiere“ beilegen oder eine Zollanmeldung sei „in diesem Fall unnötig“. Der Lieferant kennt Ihre Pflichten als EU-Händler häufig nicht und versteht möglicherweise nicht, welche Folgen eine undokumentierte Einfuhr für Sie hat.
Bei Bestellungen über Alibaba empfehlen wir dringend, diese Dokumentationspflichten ausdrücklich auch im Auftrag („Order“) festzuhalten. Kommt es später zum Streit, ist so belegbar, dass der Lieferant die Übermittlung der benötigten EU-Zollunterlagen zugesagt hat.
Genau das ist mir passiert. Was kann ich jetzt tun?
Holen Sie fachliche Unterstützung ein. Sie können beispielsweise die Experten von Warehouse.si kontaktieren und die Situation schildern. Verkaufen Sie die betroffene Ware nicht einfach weiter, solange die korrekte Einfuhr und die benötigten Nachweise ungeklärt sind. Unter Umständen ist eine nachträgliche beziehungsweise besondere Zollabfertigung erforderlich. Nach unseren Erfahrungen genügte für bestimmte Kontrollen mitunter die Vorlage eines einzelnen Musters, statt sämtliche Paletten zu bewegen; das hängt jedoch vom konkreten Verfahren und den Vorgaben der Behörde ab. Die zusätzliche Abwicklung verursacht Kosten. Ob Sie diese später vom Versender zurückfordern können, richtet sich nach Ihrem Vertrag und der Dokumentation der Bestellung. Dabei können wir den Sachverhalt gemeinsam mit Ihnen prüfen.
Wenn Ihnen der gesamte Vorgang zu komplex erscheint und Sie in China keine eigenen Vertrauenspersonen haben, die die Produkte vor dem Versand kontrollieren können, sollten Sie gerade am Anfang Unterstützung durch erfahrene slowenische Partner in Betracht ziehen. Ein Anbieter wie das Fulfillment-Center Warehouse.si kann bei der Produktsuche in China, der Qualitätskontrolle, dem Transport, der Einfuhr und der Lieferung an Ihre Adresse helfen. Durch bestehende Einkaufskontakte und bessere Transportkonditionen lassen sich häufig auch wirtschaftlichere Angebote erzielen.
Solche Modelle sind allerdings in erster Linie für größere Bestellungen sinnvoll. Es ist kein Zufall, dass uns neue Onlinehändler berichteten, sie hätten durch günstigeren Wareneinkauf und Transport über Warehouse.si so viel gespart, dass damit die zusätzliche Dienstleistung ganz oder teilweise finanziert wurde.
Damir Vidan, CEO OnlySales.si
Für die derzeit geltenden Einfuhranforderungen können Sie außerdem die Informationen der slowenischen Steuer- und Zollverwaltung FURS sowie die offiziellen EU-Leitlinien zur Produktkonformität einsehen.