Al hablar con nuestros clientes, especialmente con quienes acaban de iniciar un negocio de comercio electrónico, observamos bastante desconocimiento sobre las llamadas condiciones de entrega o Incoterms, que deben acordarse antes de importar mercancía de un proveedor.
Esa falta de claridad provoca con frecuencia complicaciones, costes inesperados para el importador y dificultades para reclamar por productos dañados. Ocurre sobre todo cuando el comprador confía demasiado en el proveedor y le permite elegir las condiciones sin comprender las consecuencias. El riesgo es mayor entre quienes empiezan a importar desde China y todavía no conocen bien a sus fabricantes o vendedores de Alibaba, AliExpress y plataformas similares.
Por eso vamos a explicar con detalle y mediante ejemplos prácticos cuatro de las condiciones de entrega más habituales al importar mercancía, tanto por vía aérea como marítima.
Al final abordaremos también un problema poco conocido del que apenas se habla, pero que según nuestra experiencia afecta a cada vez más comerciantes eslovenos que importan desde China y que, en ocasiones, pone en peligro el negocio antes incluso de que empiecen a vender.
¿Qué son los Incoterms o condiciones de entrega?
La imagen anterior ilustra lo que puedes esperar al elegir cada condición. En pocas palabras, comprar bajo EXW suele ofrecer el precio más bajo por parte del proveedor, pero significa que tendrás que organizar por tu cuenta la recogida en fábrica, el transporte, el despacho aduanero y la entrega final en tu dirección de Eslovenia. Y, si ocurre algo por el camino, también tendrás que identificar quién es responsable.
En el extremo opuesto, DDP suele ser la condición más cara para el comprador: el vendedor se compromete a encargarse del transporte completo, incluyendo los derechos e impuestos de importación y la entrega en el destino final. En teoría, lo que pagas al proveedor debería cubrir todos esos costes. Sin embargo, también aquí existe un problema que, según lo que hemos observado, algunos proveedores —especialmente chinos— aprovechan indebidamente. Volveremos a él al final.
Incoterms es la abreviatura de International Commercial Terms, un conjunto de reglas comerciales internacionalmente reconocidas publicadas por la Cámara de Comercio Internacional (ICC). Sirven para definir las obligaciones de comprador y vendedor en las operaciones internacionales y reducir malentendidos y conflictos, aclarando cómo se reparten los costes, riesgos y responsabilidades. En esta guía explicaremos cuatro términos importantes: EXW, DAP, DDP y FOB.
Condición EXW
EXW (Ex Works, en fábrica)
EXW es el Incoterm que impone menos obligaciones al vendedor. Bajo esta condición, el vendedor únicamente debe poner la mercancía a disposición del comprador en sus instalaciones o en el lugar acordado. El comprador organiza y paga el transporte y asume los costes relacionados con la carga, descarga, despacho aduanero, seguro y traslado desde las instalaciones del vendedor hasta el destino final, conforme a las obligaciones pactadas.
En detalle, EXW significa que:
- El vendedor debe preparar la mercancía para la recogida e informar al comprador de que está lista.
- El comprador debe organizar y pagar el transporte, la carga y todos los demás costes asociados.
- El comprador asume los riesgos del transporte y se ocupa de obtener los permisos, licencias y documentos necesarios para exportar e importar la mercancía.
¿Cuándo utilizar EXW?
En la práctica, elegimos EXW cuando:
- Conocemos bien al proveedor y llevamos tiempo trabajando con él. Necesitamos confiar en que ha embalado los artículos correctos, en la cantidad correcta y sin daños previos a la recogida. Si recibimos artículos defectuosos o dañados, demostrar de quién es la culpa puede resultar especialmente difícil bajo EXW: el transportista puede responsabilizar al fabricante y este alegar que el daño ocurrió durante el trayecto. Sin pruebas, probablemente tendrás que asumir tú la pérdida. Si el proveedor no te conoce, incluso puede considerarte un cliente poco importante y enviarte mercancía de peor calidad o ya dañada. Lo hemos visto suceder incluso a grandes comerciantes eslovenos.
- Nuestro precio para organizar el transporte EXW es bastante mejor que el que ofrece el proveedor y el ahorro justifica asumir ese riesgo. La diferencia mínima que debe compensarte depende de tu criterio y, a menudo, del valor total del pedido. Pregúntate cuánto vale tu tiempo y qué riesgo estás dispuesto a asumir con esa operación.
- Antes de elegir EXW, es indispensable comparar su coste con las opciones DAP y DDP y comprobar si conviene contratar el transporte a través de un agente esloveno —por ejemplo, DHL Eslovenia— o dejarlo en manos del proveedor y su operador en China. Las diferencias de precio pueden ser mínimas o verdaderamente importantes.
Más adecuado para importadores experimentados
- Tenemos experiencia en los trámites aduaneros, disponemos de la documentación necesaria para el producto y conocemos al menos aproximadamente los costes de transporte, despacho y posibles recargos. Habitualmente, el proceso se realiza con la ayuda de un operador como DHL Eslovenia, que nos representa en aduanas. Nosotros aportamos la factura comercial, el justificante de pago y los certificados adicionales que puedan requerirse para el tipo de mercancía, además de cumplimentar la documentación aduanera antes de la llegada del envío.
- Ya contamos con un agente de transporte de confianza —por ejemplo, un contacto en DHL Eslovenia— y con un proveedor conocido. Así tenemos una persona a la que acudir en cada extremo si surge una incidencia y aumentan las posibilidades de conseguir una compensación. Los problemas más habituales son recibir una cantidad de artículos distinta de la facturada, encontrar diferencias entre el volumen o peso real y el declarado antes de la recogida, o detectar daños durante el transporte.
Condición DAP
DAP (Delivered at Place, entregado en el lugar acordado)
DAP obliga al vendedor a llevar la mercancía hasta el lugar convenido, mientras que el comprador asume el riesgo y el coste de la descarga. El vendedor soporta los gastos y riesgos del transporte hasta ese destino, excepto el despacho de importación y los costes vinculados a él.
En detalle, DAP significa que:
- El vendedor organiza y paga el transporte y, cuando corresponda según lo pactado, el seguro, y asume los riesgos asociados a la entrega en el lugar indicado.
- El comprador se encarga de descargar la mercancía, tramitar el despacho aduanero de importación y pagar los impuestos, aranceles y otros gastos de importación.
- El riesgo de pérdida o daño pasa del vendedor al comprador cuando la mercancía queda a disposición de este en el lugar de entrega acordado.
¿Cuándo utilizar DAP?
En la práctica, elegimos DAP cuando:
- El proveedor puede conseguir unas condiciones de transporte mejores que las nuestras.
- El proveedor nos indica que no dispone de un agente en nuestra región para tramitar la importación y resulta más sencillo que nos encarguemos nosotros del despacho aduanero.
- Confiamos en que el envío contiene lo que hemos pedido, ya que también asumimos la responsabilidad del despacho de importación. Frente a EXW, puede haber menos riesgo práctico de aceptar mercancía diferente de la comprada, porque al recibirla podemos revisar rápidamente los bultos, contar las unidades y dejar constancia de posibles faltas en el albarán. Esa anotación puede servir como prueba al reclamar en marketplaces como Alibaba si el remitente elude su responsabilidad.
En nuestra experiencia, DAP se utiliza cada vez menos en determinadas operaciones, porque algunos proveedores extranjeros organizan todo el transporte a través de sus propias redes, introducen la mercancía en la UE por países donde disponen de condiciones más económicas —por ejemplo, Hungría—, realizan allí el despacho y después la entregan en la dirección final.
Recurrimos con más frecuencia a DAP cuando trabajamos con fabricantes que no suelen vender a la UE, pero sí tienen experiencia en transporte internacional —por ejemplo, exportan habitualmente a Estados Unidos— y por ello han negociado mejores condiciones que nosotros.
Condición DDP
DDP (Delivered Duty Paid, entregado con derechos pagados)
DDP es el Incoterm que más obligaciones impone al vendedor y suele parecer el «santo grial» de los compradores europeos al tratar con China. Bajo DDP, el vendedor asume los costes y riesgos de entregar los productos en el lugar del comprador, incluidos el despacho de importación, los impuestos y los derechos aduaneros. Al comprador le corresponde descargar la mercancía en el destino acordado.
En detalle, DDP significa que:
- El vendedor debe organizar y pagar el transporte, los trámites de exportación y los demás costes asociados, incluidos el despacho aduanero de importación, los impuestos y los aranceles. Si se contrata un seguro, sus condiciones deben quedar claramente pactadas.
- El vendedor asume el riesgo durante el transporte y este se transmite al comprador cuando los productos están listos para descargarse en el lugar acordado.
- El comprador se encarga de descargar la mercancía en el destino indicado.
- El importe acordado con el vendedor bajo DDP debe cubrir los costes que le corresponden. Si surgen gastos adicionales de transporte, aduana u otra naturaleza que el vendedor debía asumir conforme al acuerdo, debe hacerse cargo de ellos.
¿Cuándo utilizar DDP?
- Suele recomendarse DDP a los principiantes que compran por primera vez a un proveedor o a quienes no tienen experiencia aduanera y prefieren recibir los productos en su dirección sin complicaciones, aunque eso suponga pagar algo más.
- También lo eligen quienes todavía no han negociado tarifas con empresas de transporte en Eslovenia y no quieren invertir tiempo en pedir y comparar ofertas.
- DDP también puede resultar atractivo cuando se importan productos poco conocidos y el comprador no sabe qué documentación se necesita. A veces el fabricante asegura que no hace falta presentar nada adicional, pero durante una inspección aduanera se descubre que sí se requieren documentos específicos. En nuestra experiencia, algunos proveedores se aprovechan de esa urgencia para cobrar cantidades elevadas por facilitar la documentación, sabiendo que el comerciante necesita recibir el pedido.
Aunque DDP suele ser la opción más cara y parece la solución «sin preocupaciones», últimamente hemos observado problemas también con esta condición. Los explicaremos al final, después de presentar el último Incoterm habitual.
Condición FOB
FOB (Free on Board, franco a bordo)
FOB es una regla Incoterms que se utiliza exclusivamente para el transporte marítimo y por vías navegables interiores. Bajo FOB, el vendedor debe entregar la mercancía a bordo del buque elegido por el comprador. A partir de ese momento, este último asume los costes y riesgos del transporte.
En detalle, FOB significa que:
- El vendedor debe colocar la mercancía a bordo del buque designado por el comprador en el puerto de embarque convenido.
- El vendedor se encarga del despacho aduanero de exportación y paga los costes hasta que la mercancía queda cargada en el buque.
- El comprador asume los costes, riesgos y, si lo contrata, el seguro desde el momento de la carga a bordo, incluido el transporte posterior y el despacho de importación.
¿Cuándo utilizar FOB?
- Si has elegido el transporte marítimo, quizá encuentres un agente esloveno que ofrezca un precio muy competitivo para el trayecto entre un puerto chino y el puerto de Koper. El problema aparece cuando el fabricante se encuentra tierra adentro y el agente no incluye el transporte hasta el puerto de salida.
- Se parece en ciertos aspectos a DAP, pero FOB se utiliza en el transporte marítimo: el proveedor realiza el despacho de exportación, lleva la mercancía al puerto —normalmente con buenas tarifas— y la carga a bordo.
- Debes confiar en que el proveedor preparará los productos a tiempo para no perder el buque. Tu agente marítimo te indicará la fecha límite de carga, que suele situarse varios días antes de la salida. Recomendamos evitar acuerdos que dejen la carga para el último día, porque cualquier retraso puede hacer que la mercancía se quede en tierra.
- También debes tener resuelta la entrega desde el puerto de Koper hasta tu almacén o dirección final, ya sea mediante el agente esloveno o con tus propios medios.
Problemas con DDP
El problema oculto de DDP del que casi nadie habla
Algunos proveedores chinos parecen haber detectado que DDP atrae especialmente a comerciantes con poca experiencia. Según situaciones que hemos observado, algunos podrían cobrar por una operación DDP completa sin ejecutar correctamente todos sus trámites, quedándose con el importe destinado a esos costes.
¿Cómo es posible?
Para ser francos, ni siquiera las personas que supervisan los despachos aduaneros nos han podido explicar siempre lo ocurrido. A raíz de varios casos de clientes y de una experiencia que vivimos nosotros mismos, llegamos a estas hipótesis:
- Algunos proveedores grandes y especialmente hábiles podrían contar con contactos en determinados puntos de Europa que permiten la entrada de envíos voluminosos o pesados sin el despacho de aduana correspondiente.
- En los casos detectados, muchas mercancías parecían entrar por Hungría. Observamos indicios de que, después de llegar en avión desde China, los datos del remitente y del origen del envío se modificaban para que figurase Hungría. Es posible que esto ocurriera antes de la inspección aduanera, de modo que el envío parecía proceder de otro país de la UE y pasaba sin despacho de importación. Tampoco podemos descartar que la modificación se produjera durante la propia tramitación aduanera. Se trata de nuestra interpretación de situaciones concretas, no de una conclusión general demostrada.
- En esos casos, la mercancía llegaba al destinatario sin documentación aduanera, pese a haber pagado el servicio DDP. Al pedir los documentos, algunos remitentes evitaban responder y alegaban que solo habían acordado entregar el pedido sin costes adicionales, por lo que la forma de hacerlo era asunto suyo. El problema para el comerciante es grave: puede quedar sin medios para demostrar la importación y la procedencia de los artículos, justificar costes, gestionar el inventario de forma correcta o vender legalmente la mercancía.
¿Cómo evitar este problema?
Antes de confirmar un pedido DDP, da instrucciones inequívocas al remitente: exigirás la declaración aduanera de importación y la mercancía debe entrar en la UE mediante el despacho legal correspondiente. No te conformes con frases vagas como «adjuntaremos los documentos que consigamos» o «en este caso no hace falta declaración». El proveedor puede estar centrado únicamente en su parte de la operación y desconocer los problemas legales y contables que esto genera al comprador. Algunos incluso se muestran orgullosos de conseguir rutas alternativas sin comprender sus consecuencias.
Si compras por Alibaba, recomendamos que estas condiciones figuren expresamente en el propio pedido, para que en una disputa posterior quede constancia de que el vendedor se comprometió a enviar una copia de la declaración aduanera de la UE.
Me ha ocurrido exactamente esto. ¿Qué puedo hacer?
Busca ayuda especializada. También puedes contactar con los profesionales de Warehouse.si y explicarles el problema. No vendas la mercancía hasta regularizar la situación: puede ser necesario realizar un despacho aduanero extraordinario o correctivo. A veces basta con presentar una muestra del producto y no trasladar todos los palés, especialmente cuando hay mucha mercancía. En cualquier caso, será un coste adicional; la posibilidad de reclamarlo después al remitente dependerá de lo acordado y de cómo se hizo el pedido. Podemos revisar contigo esa documentación.
Si todo esto te resulta demasiado complicado y no cuentas con personas de confianza en China que puedan al menos inspeccionar los productos antes del envío, recomendamos recurrir al principio a profesionales eslovenos, como el centro de fulfillment Warehouse.si. Pueden ayudarte a localizar artículos en el mercado chino, organizar su transporte e importación y entregarlos en tu dirección. Gracias a su volumen y a las condiciones que negocian, en determinados casos también pueden conseguir mejores precios de compra y transporte.
Naturalmente, debes tener en cuenta que ese modelo suele resultar viable para pedidos de cierto volumen. No es casualidad que algunos comerciantes nuevos nos hayan contado que los ahorros de producto y transporte al importar mediante Warehouse.si compensaron por completo el coste adicional de ese servicio.
Damir Vidan, CEO de OnlySales.si
Para conocer los requisitos vigentes al importar, consulta también FURS, la administración tributaria y aduanera eslovena, y las orientaciones oficiales de la UE sobre conformidad de productos.