Parlando con i nostri clienti, soprattutto con gli imprenditori che hanno appena iniziato a vendere online, ci accorgiamo spesso che c'è poca conoscenza delle cosiddette rese commerciali, ossia degli Incoterms, che devono essere stabiliti prima di importare merce da un fornitore.
Questo può causare problemi, spese impreviste per l'importatore e controversie in caso di merce danneggiata. Succede soprattutto quando il commerciante si fida troppo del fornitore e lascia che scelga lui le condizioni di consegna senza comprenderne le conseguenze. Sono particolarmente esposti coloro che iniziano a importare dalla Cina e non conoscono ancora i propri fornitori, magari trovati su Alibaba, AliExpress o altre piattaforme.
Per questo oggi spiegheremo in dettaglio, con esempi pratici, le quattro rese più comuni nell'importazione di merci, sia via aerea sia via mare.
Alla fine parleremo anche di un problema poco conosciuto, ma che riguarda un numero crescente di commercianti sloveni che importano dalla Cina. In alcuni casi può perfino mettere a rischio un'attività prima ancora che comincino le vendite.
Che cosa sono gli Incoterms, cioè le rese commerciali?
L'immagine qui sopra offre una rappresentazione visiva di ciò che puoi aspettarti scegliendo una determinata resa. In breve, con EXW il prezzo iniziale della merce è normalmente più basso, ma devi organizzare personalmente il ritiro presso il fornitore, il trasporto, lo sdoganamento e la consegna finale al tuo indirizzo in Slovenia. Se qualcosa va storto lungo il percorso, dovrai anche cercare da solo di capire chi ne è responsabile.
All'estremo opposto trovi DDP, solitamente la resa più costosa per l'acquirente: il fornitore si impegna a organizzare e pagare l'intero trasporto, compresi dazi, altre formalità doganali e consegna all'indirizzo finale. In linea di principio, quanto paghi in anticipo rappresenta quindi il costo finale. Ma anche qui c'è un problema che negli ultimi tempi viene sfruttato o abusato da diversi fornitori, soprattutto cinesi: ne parleremo alla fine dell'articolo.
Incoterms è l'abbreviazione di International Commercial Terms, una serie di termini commerciali riconosciuti a livello internazionale e pubblicati dalla Camera di Commercio Internazionale (ICC). Queste regole definiscono obblighi e responsabilità di venditori e acquirenti nel commercio internazionale, aiutando a evitare incomprensioni e controversie grazie alla ripartizione di costi, rischi e incombenze. In questa guida vediamo quattro Incoterms importanti: EXW, DAP, DDP e FOB.
Resa EXW
EXW (Ex Works, franco fabbrica)
Ex Works è la resa che impone meno obblighi al venditore. Con EXW, il fornitore deve soltanto mettere la merce a disposizione nei propri locali o in un altro luogo concordato. È l'acquirente a dover organizzare e sostenere i costi di trasporto, carico, scarico, pratiche doganali e assicurazione dalla sede del venditore fino alla destinazione finale.
Più precisamente, EXW significa che:
- Il venditore deve preparare la merce per il ritiro e informare il compratore quando è pronta.
- L'acquirente deve organizzare e pagare personalmente il trasporto, le operazioni di carico e tutti gli altri costi collegati.
- L'acquirente assume i rischi del trasporto ed è responsabile di procurarsi autorizzazioni, licenze e documenti necessari per esportare e importare la merce.
Quando conviene scegliere EXW?
Nella pratica usiamo EXW quando:
- Conosciamo bene il fornitore e collaboriamo con lui da tempo. Dobbiamo infatti fidarci che abbia imballato gli articoli giusti, nelle quantità corrette e senza difetti già al momento del ritiro. Se riceviamo prodotti rotti o danneggiati, con EXW stabilire chi sia responsabile è particolarmente difficile: il trasportatore darà la colpa al fornitore, che sosterrà invece che il danno sia avvenuto durante il viaggio. In assenza di prove, probabilmente saremo noi a dover sostenere la perdita. Un fornitore sconosciuto potrebbe perfino considerarci un cliente poco importante e spedire merce di qualità inferiore o già danneggiata: è successo anche ad alcuni grandi commercianti sloveni.
- La tariffa EXW che riusciamo a ottenere è notevolmente migliore di quella offerta dal fornitore e il risparmio giustifica il rischio aggiuntivo. Quanto debba essere grande la differenza dipende da ciascuno e spesso anche dal valore della spedizione. Valuta quanto valgono il tuo tempo e l'esposizione ai problemi collegati alla merce.
- Prima di scegliere EXW è indispensabile confrontare il prezzo con DAP e DDP e verificare se conviene incaricare un agente di trasporto sloveno, per esempio DHL Slovenia, oppure affidare la spedizione al fornitore, per esempio tramite DHL Cina. Le differenze possono essere minime oppure davvero molto grandi.
Una resa più adatta agli importatori esperti
- Conosciamo le procedure doganali, disponiamo della documentazione necessaria per i prodotti e sappiamo stimare almeno indicativamente le spese di trasporto, sdoganamento e i possibili supplementi. Di solito ci si affida a uno spedizioniere, per esempio DHL Slovenia, che segue le formalità doganali in nostra rappresentanza. Noi forniamo i documenti richiesti, come fattura commerciale, prova di pagamento ed eventuali certificazioni specifiche per la merce, e compiliamo la dichiarazione doganale prima dell'arrivo alla dogana.
- Disponiamo già di un agente affidabile che segue il trasporto, per esempio un contatto presso DHL Slovenia, e conosciamo il fornitore. In caso di problemi avremo interlocutori precisi con cui discutere ed eventualmente chiedere un risarcimento. I problemi più frequenti riguardano differenze tra quantità pagate e ricevute, volume o peso della spedizione non corrispondenti alle informazioni comunicate dal fornitore e danni avvenuti durante il trasporto.
Resa DAP
DAP (Delivered at Place, reso al luogo di destinazione)
DAP è una resa che obbliga il venditore a consegnare la merce nel luogo stabilito; l'acquirente si assume invece i costi e i rischi dello scarico. Con DAP il venditore sostiene costi e rischi del trasporto fino al luogo concordato, ma non quelli relativi allo sdoganamento all'importazione.
Più precisamente, DAP significa che:
- Il venditore deve organizzare e pagare il trasporto e l'eventuale assicurazione, assumendosi i rischi fino alla consegna nel luogo concordato.
- L'acquirente è responsabile dello scarico, delle formalità doganali all'importazione e dei relativi costi, compresi imposte e dazi.
- Il rischio di perdita o danneggiamento passa dal venditore all'acquirente quando la merce è messa a disposizione nel luogo di destinazione concordato.
Quando conviene scegliere DAP?
Nella pratica utilizziamo DAP quando:
- Il fornitore è in grado di ottenere condizioni di trasporto migliori di quelle che potremmo ottenere noi.
- Il fornitore ci comunica di non avere un proprio agente nella nostra zona per seguire lo sdoganamento e quindi è preferibile occuparsene direttamente.
- Ci fidiamo abbastanza del fornitore da credere che il pacco contenga davvero i prodotti ordinati, perché anche con DAP dovremo gestire lo sdoganamento. Rispetto a EXW, però, il rischio di ricevere merce diversa da quella pagata è minore: alla consegna abbiamo la possibilità di controllare rapidamente e contare gli articoli, annotando eventuali mancanze sulla ricevuta. Questo documento può poi essere utilizzato come prova per una contestazione su marketplace come Alibaba, se il mittente non vuole assumersi la responsabilità.
Nella pratica DAP viene utilizzato sempre meno: quando i fornitori esteri organizzano il trasporto verso l'UE, spesso sfruttano i propri collegamenti e i costi più bassi di alcuni Paesi, per esempio l'Ungheria, dove effettuano le formalità doganali prima di consegnare la merce all'indirizzo finale.
Ricorriamo più spesso a DAP quando lavoriamo con fornitori che normalmente non vendono nell'UE ma hanno esperienza con le spedizioni, ad esempio perché inviano tutta la merce negli Stati Uniti, e grazie ai loro volumi ottengono tariffe migliori delle nostre.
Resa DDP
DDP (Delivered Duty Paid, reso sdoganato)
DDP è la resa che attribuisce al venditore il maggior numero di responsabilità ed è considerata quasi il «Santo Graal» dagli acquirenti europei che trattano con la Cina. In DDP il venditore sostiene tutti i costi e i rischi della consegna fino al luogo dell'acquirente, compresi lo sdoganamento all'importazione, le imposte e i dazi. L'obbligo dell'acquirente è scaricare la merce nel luogo convenuto.
Più precisamente, DDP significa che:
- Il venditore deve organizzare e pagare trasporto, eventuale assicurazione, sdoganamento all'esportazione e tutti gli altri costi collegati, compresi sdoganamento all'importazione, imposte e dazi.
- Il venditore assume i rischi durante il trasporto. Il rischio passa all'acquirente quando la merce è pronta per essere scaricata nel luogo concordato.
- L'acquirente è responsabile dello scarico nel luogo di destinazione indicato.
- Il prezzo pagato al venditore per una resa DDP deve essere il prezzo finale: eventuali costi aggiuntivi di trasporto, dogana o altra natura devono essere sostenuti dal mittente.
Quando conviene scegliere DDP?
- La resa DDP è consigliata ai principianti che ordinano per la prima volta da un determinato fornitore e a chi non ha esperienza di dogana e vuole semplicemente ricevere i prodotti al proprio indirizzo nel minor tempo possibile, senza complicazioni, anche pagando qualcosa in più.
- La scelgono anche coloro che in Slovenia non hanno ancora accordi o tariffe negoziate con gli spedizionieri e non vogliono perdere tempo a discutere prezzi o aspettare preventivi.
- DDP può essere adatta anche a chi inizia a vendere prodotti che conosce poco e non sa quale documentazione sia necessaria. Nella pratica, i fornitori spesso sostengono che non serva allegare nulla. Poi, durante un controllo doganale, emerge che mancano dei documenti. A quel punto alcuni fornitori ne approfittano addebitando somme elevate per prepararli, sapendo che il commerciante senza quei documenti non può sbloccare la merce e farebbe di tutto pur di riceverla.
Anche se DDP è la resa più costosa e sembra la soluzione «senza pensieri», negli ultimi tempi abbiamo riscontrato problemi anche qui. Ne parleremo alla fine, dopo aver presentato l'ultima resa molto diffusa:
Resa FOB
FOB (Free on Board, franco a bordo)
FOB è una resa utilizzabile esclusivamente per il trasporto marittimo e sulle vie navigabili interne. Con FOB il venditore deve consegnare la merce a bordo della nave scelta dall'acquirente; da quel momento tutti i costi e i rischi del trasporto passano all'acquirente.
Più precisamente, FOB significa che:
- Il venditore deve consegnare la merce a bordo della nave indicata dall'acquirente, nel porto di imbarco concordato.
- Il venditore è responsabile dello sdoganamento all'esportazione e dei costi fino al carico della merce sulla nave.
- L'acquirente sostiene tutti i costi e i rischi a partire dal momento in cui la merce è a bordo, compresi trasporto, eventuale assicurazione e sdoganamento all'importazione.
Quando conviene scegliere FOB?
- Se scegli il trasporto via nave, può capitare di trovare uno spedizioniere sloveno con una tariffa conveniente soltanto dal porto cinese al porto di Capodistria (Koper). Se però il fornitore è nell'entroterra cinese, bisogna anche portare la merce fino al porto di partenza e il tuo spedizioniere sloveno potrebbe non occuparsene.
- È una resa in parte simile a DAP, ma adatta al trasporto marittimo: il fornitore si occupa dello sdoganamento all'esportazione, porta i prodotti al porto, di solito a costi molto competitivi, e li carica sulla nave.
- È importante fidarsi del mittente e sapere che la merce sarà pronta in tempo e non perderà la partenza della nave. Il tuo agente marittimo ti comunicherà l'ultima data utile per caricare la merce, spesso circa una settimana prima della partenza. Ti consigliamo di non concordare con il fornitore il caricamento all'ultimo giorno utile, per evitare spiacevoli ritardi.
- Infine, devi avere già organizzato con lo spedizioniere sloveno anche il trasporto dal porto di Capodistria al tuo indirizzo oppure essere in grado di provvedere personalmente.
Il problema con DDP
Il problema nascosto del DDP di cui quasi nessuno parla
I fornitori cinesi hanno capito che DDP viene scelto soprattutto da commercianti meno esperti. Alcuni avrebbero quindi sviluppato un sistema in cui addebitano il costo di DDP senza svolgere realmente le formalità promesse, trattenendo l'intera differenza come profitto.
Com'è possibile?
A dire il vero, non sanno spiegarlo con precisione nemmeno alcune persone che lavorano nei controlli doganali. Tuttavia, dopo alcuni episodi capitati ai nostri clienti e, una volta, anche direttamente a noi, siamo arrivati alla seguente conclusione:
- Alcuni fornitori grandi e particolarmente intraprendenti avrebbero «contatti» in determinati punti d'Europa, attraverso i quali riescono a far entrare spedizioni anche voluminose e pesanti nel territorio UE senza il normale sdoganamento.
- Abbiamo notato che queste spedizioni passavano più spesso dall'Ungheria. Dopo l'arrivo dell'aereo dalla Cina, apparentemente i dati venivano modificati, indicando un mittente e un luogo di spedizione errati, cioè l'Ungheria. Probabilmente ciò avveniva poco prima della dogana, dove il collo poteva poi passare senza controlli come se fosse una spedizione nazionale ungherese. Non escludiamo naturalmente che la modifica fosse effettuata da qualcuno coinvolto nello sdoganamento.
- I prodotti venivano poi consegnati ai destinatari senza alcuna documentazione doganale, nonostante il cliente avesse pagato per DDP. Quando si chiedevano spiegazioni, il fornitore ignorava le domande o rispondeva che l'accordo prevedeva soltanto la consegna senza spese aggiuntive e che il modo di realizzarla spettava a lui. Il problema è che così il commerciante può trovarsi in una situazione gravissima: non riesce a dimostrare l'origine della merce, a giustificarne correttamente i costi o a gestire regolarmente l'inventario. Per nascondere l'origine dei prodotti dovrebbe addirittura venderli «in nero», cosa ovviamente inaccettabile.
Come evitare questo problema?
Prima di accettare una resa DDP devi dare istruzioni chiare al mittente: al ricevimento richiederai la dichiarazione doganale e la merce dovrà essere stata regolarmente sdoganata nell'UE. Non accontentarti di frasi come «allegheremo tutti i documenti disponibili» oppure «in questo caso la dichiarazione doganale non serve». I fornitori guardano soprattutto ai propri interessi: talvolta non conoscono i problemi che possono causarti e sono perfino orgogliosi di aver trovato un percorso alternativo per far entrare la merce, senza comprenderne le conseguenze.
Se acquisti tramite Alibaba, è molto consigliabile indicarlo esplicitamente anche nell'ordine («Order»), così che in un'eventuale controversia risulti evidente l'impegno del mittente a inviarti una copia della dichiarazione doganale UE.
Mi è successo esattamente questo: che cosa posso fare?
Chiedi l'aiuto di uno specialista. Puoi rivolgerti anche agli esperti di Warehouse.si e spiegare il problema. Non vendere la merce: potrebbe essere necessario sottoporla a uno «sdoganamento straordinario». Fortunatamente spesso basta inviare un singolo campione del prodotto invece di spedire tutte le pedane, soprattutto se la quantità è molto grande. Dovrai però sostenere una spesa aggiuntiva e non è detto che tu possa recuperarla dal mittente: dipende dagli accordi e dalle modalità d'ordine. Possiamo esaminare la situazione insieme a te.
Se tutto questo ti sembra troppo complicato e non hai collaboratori fidati in Cina capaci almeno di verificare i prodotti prima della spedizione, ti consigliamo, soprattutto all'inizio, di rivolgerti a professionisti sloveni, per esempio a un centro di fulfillment come Warehouse.si. Possono cercare i prodotti sul mercato cinese per tuo conto, organizzare il trasporto, importarli e consegnarli alla tua porta. Grazie ai loro accordi commerciali, potresti ottenere anche prezzi migliori sui prodotti e sul trasporto.
Naturalmente bisogna tenere presente che questo servizio è praticabile soprattutto per ordinativi più consistenti. Non è casuale che molti nuovi commercianti online ci raccontino di aver risparmiato così tanto sui prodotti e sul trasporto importati tramite Warehouse.si da coprire l'intero costo aggiuntivo del servizio.
Damir Vidan, CEO di OnlySales.si
Per verificare gli obblighi attuali all'importazione, consulta anche FURS, l'amministrazione finanziaria slovena, e le linee guida ufficiali dell'UE sulla conformità dei prodotti.