Cómo negociar mejores tarifas de paquetería.

En este artículo trataremos los siguientes temas:

1. ¿Por qué es importante negociar tarifas de envío más ventajosas?
2. ¿Cómo plantear la negociación con las empresas de mensajería?
3. ¿Qué factores debes tener en cuenta al negociar?
4. ¿Cómo aprovechar la competencia entre transportistas a tu favor?
5. Ejemplos de negociaciones satisfactorias y consejos para tu tienda online.

1. ¿Por qué es importante negociar mejores precios de envío?

En el comercio electrónico, una entrega fiable y económicamente eficiente es uno de los componentes fundamentales del éxito. Conseguir mejores tarifas te permite reducir gastos operativos, competir mejor y atraer más clientes. Por eso es indispensable negociar las condiciones con las empresas de transporte.

Un coste de envío más bajo también deja un margen mayor y te permite invertir más en marketing, compras, personal y otras actividades. Dicho de forma sencilla: cuanto menos paga una tienda online por entregar sus pedidos, más recursos le quedan para desarrollar su negocio.

2. ¿Cómo abordar la negociación con las empresas de transporte?

Antes de sentarte a negociar, prepara bien la reunión. Analiza tu actividad, el volumen de envíos y las expectativas de tus compradores. Con esa información podrás definir tus objetivos y dirigirte a los transportistas que mejor encajen con tus necesidades.

a) Investiga el mercado

Antes de negociar es fundamental investigar las opciones disponibles y reunir información sobre precios y servicios de distintos operadores. Así conocerás mejor el mercado y tendrás una base sólida para defender tus propuestas.

En Eslovenia, algunas de las empresas de reparto más conocidas son DPD, GLS y Pošta Slovenije, por lo que probablemente elegirás una de ellas para las entregas nacionales. Cada una tiene ventajas e inconvenientes: algunas ofrecen precios más competitivos; otras presentan menos paquetes no recogidos; otras gestionan las reclamaciones con menos problemas. Algunas priorizan el precio mínimo y otras invierten más en tecnología. Unas están especializadas en paquetes pequeños y otras admiten también bultos grandes. Por eso, la elección depende de tus preferencias, del tipo de envío y de cómo equilibres precio y calidad.

Para el reparto internacional hay todavía más alternativas. Entre los operadores conocidos para enviar a la UE o a Estados Unidos figuran DHL y Packeta. También puedes negociar con las redes locales de DPD o GLS, pero en ese caso es importante organizar cuidadosamente los flujos logísticos.

Si necesitas asesoramiento para escoger, puedes contactar con OnlySales. Gracias a nuestra experiencia con grandes volúmenes de paquetes podemos orientarte sobre qué empresa puede ser más adecuada, explicarte cómo calcular el coste real incluyendo paquetes no recogidos y reclamaciones, y señalarte los aspectos que debes vigilar. La tarifa básica por paquete, por sí sola, suele resultar engañosa.

Si eres o vas a ser cliente de un centro esloveno de fulfillment como Warehouse.si, también podrás beneficiarte de sus tarifas negociadas con muchas de las empresas mencionadas.

b) Prepara argumentos convincentes

Reúne datos de tu negocio: cantidad de envíos, crecimiento y expectativas de los clientes. Así podrás demostrar al transportista con cifras por qué le interesa ofrecerte mejores precios.

Es muy importante no presentar únicamente los volúmenes actuales. Prepara también un plan razonado para los próximos años, con explicaciones claras sobre por qué esperas aumentar el número de paquetes diarios.

Recuerda: suele ser mucho más fácil conseguir una buena tarifa desde el principio que intentar rebajar más adelante un precio demasiado alto que ya has aceptado y firmado.

3. ¿Qué factores debes considerar al negociar?

Al negociar con los transportistas, ten presentes los siguientes elementos:

a) Volumen de envíos

Cuantos más paquetes envíes, mayores serán tus posibilidades de obtener buenas tarifas. Las empresas suelen estar dispuestas a bajar precios cuando esperan recibir más trabajo. Presenta tu volumen como un argumento importante de negociación y, si puedes, aporta pruebas de los envíos diarios que realmente realizas.

b) Fiabilidad y calidad del servicio

Además del precio, valora la fiabilidad y la calidad de cada empresa. Busca operadores capaces de entregar con rapidez y cumplir las expectativas de tus compradores. Pregunta a otros comerciantes de tu sector con quién trabajan y qué resultados obtienen. Fíjate especialmente en el porcentaje de paquetes no recogidos, porque este coste puede perjudicar mucho tus resultados. Según nuestra experiencia, algunas empresas han llegado a registrar la mitad de envíos no recogidos que otras.

c) Flexibilidad

Conviene afrontar la negociación con cierta flexibilidad: estar dispuesto a adaptar algunas exigencias y encontrar compromisos que resulten razonables tanto para ti como para el transportista.

Un asunto fundamental es acordar dónde y a qué hora se recogerán los paquetes. Si la recogida se hace en una localidad pequeña y exiges una franja horaria muy concreta, probablemente pagarás más o incluso algunos operadores rechazarán prestarte el servicio. En Liubliana suele haber más opciones; en cualquier caso, fija por adelantado la hora deseada de recogida en tus instalaciones.

4. ¿Cómo aprovechar la competencia entre transportistas?

La competencia puede ser tu mayor aliada al negociar. Hace poco leí que uno de los pequeños «trucos de vida» consiste en cambiar de operador de telefonía móvil cada doce meses.

En el comercio electrónico podríamos decir algo parecido de las empresas de paquetería.

No te preocupes: los transportistas se sentirán mucho más cómodos enviándote una notificación de «subida anual de tarifas» que una propuesta de «bajada anual de precios». Conseguir esa reducción es responsabilidad tuya y estas son algunas maneras de suavizar o incluso anular las subidas:

a) Compara ofertas

Solicita y compara presupuestos de varias empresas de mensajería. De esta forma podrás escoger la que ofrezca mejores condiciones sin renunciar a la calidad que necesitas.

Cada doce meses puedes comunicar tu volumen de paquetes a operadores con los que todavía no trabajas y averiguar hasta qué punto les interesa captar tu negocio. A menudo hay temporadas en las que determinadas empresas buscan nuevos clientes con más intensidad que sus competidoras y, por eso, están más dispuestas a reducir precios.

b) Utiliza las ofertas competidoras como argumento

Cuando negocies con tu transportista actual, menciona las alternativas que te han presentado otras compañías. Eso puede animarle a mejorar sus condiciones para no perderte frente a la competencia.

Pero ten cuidado al divulgar cláusulas contractuales. Algunas empresas prohíben expresamente compartir sus tarifas con terceros, y enviar a otro operador una copia del contrato por correo podría colocarte en una situación incómoda. Recuerda que a ti tampoco te gustaría que una mensajería revelara a tus competidores cuántos paquetes envías al día ni a qué países.

c) Facilita técnicamente el cambio rápido de transportista

Si tu tienda online está preparada para cambiar de empresa de transporte de inmediato y sin grandes intervenciones técnicas, tendrás una ventaja importante en la negociación. En caso contrario dependerás demasiado de un proveedor. A nadie le apetece pagar horas de programación cada vez que cambia de mensajería, por lo que muchos negocios prefieren quedarse con la empresa actual aunque suban las tarifas. Los que pueden cambiar fácilmente suelen obtener mejores precios y condiciones a largo plazo.

5. Ejemplos de negociaciones satisfactorias y consejos para tiendas online

Veamos algunos ejemplos y recomendaciones que pueden ayudarte a conseguir tarifas de reparto más competitivas:

a) Destaca las fortalezas de tu negocio

Durante la negociación, menciona tus ventajas: crecimiento rápido, expansión a nuevos mercados o una presencia digital sólida. Así demostrarás que eres un socio interesante y que el transportista podría recibir más trabajo de tu empresa en el futuro.

Intenta explicar por qué eres diferente. Ten en cuenta que el comercial con el que hablas probablemente atiende a otros 50 o 100 clientes parecidos a ti. Si quieres condiciones especiales, tendrás que convencerlo de que sabes lo que estás haciendo.

b) Construye relaciones a largo plazo

Concéntrate también en establecer una relación duradera. Explica que deseas colaborar en el futuro y que valoras no solo el precio, sino también la calidad del servicio y la confianza mutua.

Es importante actuar con transparencia y corrección. Así como quizá debas aceptar alguna subida ocasional —por ejemplo, durante la temporada alta—, el transportista debe saber si empeora la tasa de entregas efectivas o aumentan las quejas de los compradores. Son datos útiles para presentar en las reuniones de revisión de tarifas.

c) Negocia ventajas adicionales

No te limites al precio por paquete. Negocia también beneficios como seguro de envío sin coste adicional, entregas más rápidas, llamadas o SMS antes de repartir y liquidaciones más rápidas de los cobros contra reembolso. Eso te permitirá mejorar el servicio y la satisfacción de los clientes.

d) Revisa y actualiza tus contratos con regularidad

No des por definitivo un acuerdo firmado. Revisa periódicamente los contratos de mensajería para adaptarte a los cambios del mercado, negociar ventajas nuevas y seguir mejorando las condiciones.

Recuerda un truco que utilizan muchas empresas de reparto: muestran su competitividad mediante la tarifa básica —por ejemplo, el precio para entregar un paquete de 0 a 2 kg—, mientras van aumentando los demás conceptos que aparecen en otras páginas de la oferta: recargo por combustible, devolución de productos no recogidos (lee aquí nuestro artículo sobre el tema), suplemento por contra reembolso, coste del SMS o de la llamada previa a la entrega, etc.

Si siempre calculas el coste real y final de cada paquete, incluyendo todos los suplementos, puede sorprenderte descubrir que el operador con la tarifa básica más baja no es, en realidad, el más económico.

Conclusión

Negociar precios competitivos con las empresas de paquetería es fundamental para el éxito de una tienda online. Aplicando estos consejos podrás conseguir mejores condiciones, reducir los costes de entrega y aumentar la competitividad de tu negocio.

Recuerda que el éxito de una negociación depende en buena medida de tu capacidad para aceptar compromisos razonables, adaptarte y construir relaciones duraderas con los transportistas.

Si crees que ya has negociado todo lo posible pero mereces una tarifa mejor —o simplemente no sabes si los precios que pagas son realmente competitivos—, ponte en contacto con nosotros a través de la web. A menudo podemos ayudar a nuestros socios comerciales a obtener tarifas más ventajosas gracias a condiciones negociadas sobre un volumen elevado de envíos.

Otra opción que recomendamos especialmente a las tiendas que envían entre 10 y 200 paquetes al día es trabajar con un centro de fulfillment como Warehouse.si. Gracias al volumen que gestionan, estos centros suelen disponer de un poder de negociación muy superior; en numerosos casos, el ahorro en las tarifas de mensajería puede compensar por sí solo gran parte o incluso todo el coste del servicio de preparación y almacenamiento.

Damir Vidan, CEO de OnlySales.si